Современный фармацевтический рынок предъявляет высокие требования к эффективности и скорости закупок. Критически важным фактором для обеспечения конкурентоспособности и стабильности работы аптечных сетей становится комплексная автоматизация закупочных процессов.
Одним из успешных примеров автоматизации закупок в аптечных сетях является продукт «Торги223.Фарма». Изначально разработанный как инструмент интеграции с Единой государственной информационной системой закупок (ЕИС) для компаний, работающих по 223-ФЗ, он эволюционировал в многофункциональную платформу управления закупками фармацевтического ассортимента. Благодаря тесному взаимодействию с аптечными сетями и глубокому анализу отраслевых трендов, «Торги223.Фарма» заменила ручное заполнение документов электронным документооборотом, автоматизировала подключение дистрибьюторов, проведение торгов, формирование рыночной цены закупки и ведение отчетности, а также предоставила расширенные инструменты аналитики продаж.
Сегодня платформа успешно используется в различных регионах России: Красноярском и Камчатском краях, Архангельске, Мордовии, Северной Осетии, Республике Коми, Пермском крае, Нижегородской области, Сахалинской области, Тюменской области, Новосибирске и Москве. В 2024 году было проведено 2721 торгов, объем фармпродукции, закупленной через «Торги223.Фарма», вырос на 35% и превысил 14,8 млрд рублей, демонстрируя высокую эффективность платформы.
О том, с какими ключевыми проблемами приходилось сталкиваться в процессе внедрения цифровых инструментов в закупках и как они были решены, рассказывает Дмитрий Чукин, основатель и генеральный директор электронной торговой площадки «Торги223».
1. Проблема несовпадения кодов товаров
За более чем 13 лет работы в области автоматизации закупок аптечных сетей мы часто обнаруживали, что номенклатурные коды товаров в системе аптечной сети и у поставщиков различаются. Это – достаточно типовая проблема, которая приводит к значительному снижению эффективности работы как аптечной сети, так и поставщика. Из-за несовпадения кодов поставщик не может найти у себя в базе часть позиций заявки аптечной сети (хотя они есть в наличии) и просто удаляет их из прайс-листа. В результате поставщик теряет продажи, а аптечная сеть вынуждена закупать эти наименования у других поставщиков, теряя время, полноту ассортимента и, возможно, получая не самые выгодные закупочные цены.
Проблема была решена сопоставлением справочников сети и поставщика. В системе на стороне аптечной сети в файл заказа стали добавляться оба кода: и код товара справочника аптечной сети, и код товара поставщика. Это позволило связать товары в разных системах и значительно повысило эффективность работы для каждой из сторон. В настоящий момент модуль формирования связок кодов на базе искусственного интеллекта создается в нашей платформе.
2. Проблема предельных цен при ажиотажном спросе
Цены на аптечном рынке подвержены резким колебаниям, связанным, например, с сезонным ростом заболеваемости ОРВИ. На некоторые товары возникает ажиотажный спрос, они резко пропадают с рынка, а потом возникают у некоторых поставщиков по более высокой цене. Это ставит аптечные сети перед сложным выбором: закупать по завышенной цене с риском убытков или отказаться от закупки, рискуя потерять продажи и клиентов.
Вариантом решения стало совершенствование механизма предельных цен закупки.
Предположим, что аптечная сеть закупает противовирусный препарат Х в объеме 100 упаковок ежедневно, и в учетной системе сети установлена предельная цена на этот препарат 94 руб. Система сформирует заявку на закупку, не превышающую эту установленную сетью предельную цену. Однако в период ажиотажного спроса текущие цены у поставщиков на препарат Х составляют, например, 112 руб. В личном кабинете на платформе «Торги223.Фарма» менеджер по закупкам аптечной сети видит как свою предельную цену, так и рыночную стоимость препарата, и вместо закупки всего объема по завышенной цене он может принять решение о заказе минимального количества товара (например, 20 упаковок). Такой подход позволяет обеспечить наличие препарата на полке в аптеке, сократить дефектуру и минимизировать возможные убытки – особенно, если прогнозируется снижение цены на этот препарат в ближайшем будущем.
3. Некорректное формирование предельных цен закупки
Аптечная сеть выявила, что по отдельным позициям товар регулярно недозакупается – дефектура доходила до 30%. Выяснилось, что на эти наименования препаратов в системе была установлена предельная цена значительно ниже рыночной. Анализ показал, что предельная цена была установлена в период действия специальных скидок от прямого производителя и по окончании их действия оказалась нерелевантна рынку. Для избежания подобных ситуаций был пересмотрен алгоритм формирования предельных цен: из учета были исключены специализированные оптовые закупки по прямым контрактам, а также в алгоритм добавлен анализ первых цен из прайсов поставщиков, работающих с данной аптечной сетью.
4. Проблема некорректного формирования потребности
При автоматическом формировании заказов в них иногда включаются неликвидные или запрещенные к закупке товары. Аналитика платформы «Торги223.Фарма» помогает аптечным сетям в контроле процессов формирования потребности, выявляя и корректируя ошибки в логике и кодах, а также обновляя алгоритмы формирования заказов.
В текущих условиях развития фармацевтического рынка цифровизация закупок в аптечных сетях – это не просто тренд, а значимая необходимость. Внедрение автоматизированных решений, таких как «Торги223.Фарма», позволяет значительно повысить эффективность закупочных процессов, минимизировать риски и улучшить взаимодействие между аптечными сетями и поставщиками.
Проблемы, с которыми сталкиваются компании в процессе цифровизации, такие как несовпадение кодов товаров и колебания цен в условиях ажиотажного спроса, требуют системного подхода к их решению. Сопоставление справочников и внедрение механизмов предельных цен – это лишь некоторые из примеров того, как можно адаптировать процессы под изменяющиеся условия рынка.
Важно отметить, что успешная цифровизация требует не только внедрения технологий, но и изменения корпоративной культуры, обучения сотрудников и постоянного мониторинга эффективности новых инструментов. Компании, готовые инвестировать в развитие своих закупочных процессов и активно использовать цифровые решения, смогут не только оптимизировать свои затраты, но и обеспечить высокий уровень обслуживания клиентов.
В заключение, можно сказать, что цифровизация закупок – это ключевой элемент стратегического развития аптечных сетей. Она открывает новые возможности для роста, повышения конкурентоспособности и улучшения качества обслуживания пациентов. В условиях быстро меняющегося рынка те, кто не боится принимать инновации и адаптироваться к новым реалиям, будут иметь явное преимущество.