Какие инструменты помогают аптечным сетям выбирать поставщиков? Как автоматизировать эти процессы и снизить цены на закупаемые товары.
Большинство аптечных сетей, несмотря на уже сформированные пулы поставщиков, открыты к сотрудничеству и с новыми компаниями — с учетом своего ассортимента, логистики и других факторов. О ключевых критериях выбора поставщиков и об инструментах, помогающих автоматизировать этот процесс, рассказывает первый заместитель Генерального директора компании-оператора платформы «Торги223. Фарма» Дмитрий Сытин.
Аптечные сети выстраивают свою систему закупок с учетом определенного набора критериев, по которым происходит отбор предложений лучших поставщиков. Система таких критериев может сильно различаться в зависимости от структуры аптечной сети, количества и региональной распределенности ее подразделений, наличия собственных складов, системы доставки и др. Например, некоторые сети заказывают товары с доставкой на собственный склад и далее уже самостоятельно развозят его по торговым точкам, а другие — используют логистические возможности поставщиков, когда доставка товара осуществляется поставщиком непосредственно на торговую точку.
Некоторые критерии отбора поставщиков являются универсальными и используются всеми аптечными сетями, и важнейший из них — конечно же, цена. Отбор по этому критерию осуществляется на основе прайс-листов, которые поставщики предоставляют сети. Например, система «Торги223. Фарма» позволяет производить регулярное обновление прайс-листов и анализировать предложенные цены в автоматическом режиме. Некоторые площадки позволяют в режиме реального времени проводить торговые сессии с участием дистрибьюторов, в процессе которых они имеют возможность неоднократно снизить цену относительно прайс-листа на каждую закупаемую позицию.
Наш опыт работы с фармацевтическим рынком показал, что даже для небольших аптечных сетей дистрибьюторы готовы снижать цены по многим позициям — это позволяет им увеличить собственный объем продаж и долю рынка. Анализ торгов показал, что в 2024 году количество уникальных SKU в заказах аптечных сетей увеличилось на 54% до 38 654 штук. Аптечные сети получили дополнительный доход в размере более 152 млн руб. благодаря снижению закупочных цен на торгах в среднем по году на 2,73%.
Второй ключевой критерий — это остаточный срок годности. Он может определяться в количестве дней, оставшихся до его истечения на момент осуществления закупки (например, 365 дней) либо в процентах от максимального срока годности (например, 70% для препаратов с общим сроком годности 1 год или 50% — для препаратов со сроком годности 2-3 года). Конкретные значения параметров устанавливаются аптечной сетью, и грамотные системы позволяют учитывать их при проведении закупки.
Еще один часто используемый критерий — это возможность проводить закупку по группе аналогов. Аптечные сети не всегда формируют свою потребность по конкретным торговым наименованиям, а готовы купить по минимальной стоимости любой из препаратов, объединенных в одну группу. Система позволяет учитывать этот групповой признак и при формировании заказов по настраиваемым правилам автоматически выбирать из заданной группы товар, предлагаемый на наилучших условиях.
Следующая группа критериев — это кратность заказа, минимальный объем заказа (в количестве единиц товара) и минимальная сумма заказа. Ряд поставщиков устанавливают такие ограничения для аптек в своих прайс-листах. Кратность означает, что заказ товара возможен в только в количестве, кратном определенному числу. Система позволяет настроить эти параметры для поставки в каждую аптеку перед проведением торгов и автоматически учитывает их при определении результата торгов.
Для сетей, работающих в нескольких регионах или имеющих много территориально удаленных точек продаж, важное значение приобретает такой критерий как график доставки. При этом цена не всегда обладает приоритетом: иногда целесообразно купить товар чуть дороже, если он будет доставлен в точку продаж быстрее.
Еще один критерий, о котором хотелось бы рассказать — это учет предельных закупочных цен. Он базируется на анализе цен на товарные позиции за предыдущий период или рыночных цен конкурентов и позволяет контролировать цену заказа при резких скачках цен во время сезонных колебаний спроса. Многие сети ведут такую аналитику вручную или с помощью своих внутренних инструментов.
При выборе поставщиков аптечные сети используют и другие критерии в соответствии со спецификой своей работы, например учет маркетинговых программ. При выборе систем для оптимизации трудовых ресурсов и автоматизации продаж смотрите, где можно настроить пользовательские критерии, определив приоритет и условия применения каждого из них по каждому наименованию, торговой точке, периоду действия и т.п. Важно, чтобы система работала полностью в автоматизированном режиме и минимизировала влияние человеческого фактора — это значительно сокращает количество ошибок и время на обработку заявки. Это особенно важно для крупных аптечных сетей с сотнями торговых точек и большими объемами заказов, где объем каждой заявки может достигать нескольких тысяч наименований. Есть системы, которые за несколько минут обрабатывают результаты торгов, определяет победителя закупки и в автоматизированном режиме направляет заказ поставщику, сокращая время проведения этой процедуры в 3-5 раз.
Для того, чтобы закупочный процесс проходил максимально эффективно, рекомендую еще на этапе внедрения системы провести аудит справочников торговых наименований, которые используются в закупках аптечной сетью, и проанализировать качество привязок позиций справочников сети к справочникам поставщиков. Это позволит значительно повысить процент распределяемых позиций, снизить дефектуру и минимизировать затраты.
Важным и полезным инструментом является также отчет о предрасторговке: еще до начала торговой сессии аналитические инструменты могут на основании заявки сети создать отчет, в котором по каждой отдельной позиции определяются возможные причины будущей нерасторговки, например отсутствие по каким-либо позициям привязок к справочникам поставщиков, отсутствие какого-либо товара на рынке. Это позволяет при необходимости до начала торгов внести нужные корректировки, чтобы торги прошли с минимальным уровнем дефектуры.
Для аптечных сетей, не имеющих централизованного управления заказом (заказ осуществляется каждой аптекой самостоятельно), полезным окажется инструмент по консолидации сводной потребности: площадка сформирует сводную заявку по всем торговым точкам сети, что даст возможность поставщикам предлагать более интересные условия с учетом консолидированного заказа, а сетям — получать значительную экономию.
Эффективное управление закупками, в том числе и проведение торгов между дистрибьюторами, — ключевой фактор успеха для аптечных сетей. Универсальные критерии отбора поставщиков, такие как цена, остаточный срок годности, возможность закупки по группе аналогов и др., в сочетании с индивидуальными требованиями к логистике и объемам заказа формируют сложную систему выбора. Автоматизация этих процессов с помощью специализированных программных продуктов позволяет аптечным сетям не только оптимизировать закупки, но и получать дополнительное снижение закупочных цен. Гибкая настройка параметров и аналитические инструменты платформы помогают аптечным сетям сделать процесс закупок прозрачным, удобным и экономически выгодным. Внедрение таких решений — важный шаг на пути к повышению конкурентоспособности и устойчивому развитию аптечного бизнеса.