В условиях жесткой конкуренции на фармацевтическом рынке эффективность закупок играет ключевую роль в обеспечении рентабельности аптечных сетей. Закупка основного ассортимента – сложный процесс, требующий учета множества факторов. Неэффективность закупок приводит к неоправданным расходам и потере прибыли. В этой статье мы рассмотрим, как современные технологии и инновационные подходы могут помочь аптечным сетям оптимизировать закупки и повысить конкурентоспособность. О том, как добиться существенного снижения закупочных цен и сократить трудозатраты, расскажет Дмитрий Сытин, первый заместитель генерального директора АО «Центр развития электронных торгов» – компании-оператора платформы «Торги223.Фарма».
Эффективный закупочный процесс в аптечных сетях России, несмотря на обилие производителей (в основном, это производители дженериков), затруднен ограниченным числом дистрибьюторов (три крупных федеральных, несколько десятков второго уровня и около сотни локальных). Сети закупают регулярно: от одного раза в неделю в небольших сетях, до нескольких раз в день в самых крупных. Существующая система закупок предполагает ежедневное (а иногда, в крупных сетях, и до четырех раз в сутки) предоставление дистрибьюторами актуальных прайс-листов аптечным сетям. Очень часто эти прайс-листы, содержащие от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч позиций, обрабатываются в аптечной сети вручную. Сотрудники аптек вынуждены анализировать огромные объемы данных, чтобы найти лучшую цену на каждую позицию (например, на физраствор, предлагаемый разными производителями через разных дистрибьюторов). В текущей системе закупок отсутствует элемент торгов между дистрибьюторами, что существенно снижает эффективность закупок для аптечной сети.
Некоторые сети используют системы сводных электронных прайс-листов, но это лишь частично упрощает поиск конкретных позиций, не решая основной проблемы. Аптеки по-прежнему вынуждены выбирать из предложенных цен, с ограниченной возможностью сравнивать предложения по одному товару от разных производителей или добиваться лучших условий через конкуренцию. В результате аптечные сети не могут снизить закупочные цены, что особенно критично в условиях высокой конкуренции на рынке между сетями и ведет к увеличению цены продажи на полке.
Процесс закупок в аптечных сетях усложняется рядом дополнительных факторов, которые необходимо учитывать при формировании заявки:
- Маркетинговые контракты. Аптечные сети заключают с производителями (напрямую, через дистрибьюторов или маркетинговые союзы) маркетинговые контракты, предусматривающие бэк-маржу или скидки за определенный объем закупок. При ручном подборе предложений сотрудникам необходимо учитывать условия каждого контракта, что добавляет сложности и увеличивает риск ошибок.
- Минимальный заказ и кратность. Дистрибьюторы устанавливают ограничения на минимальный объем и кратность заказа (например, только упаковками). Это требует дополнительных расчетов и затрудняет поиск оптимального соотношения цены и количества. Например, минимальный заказ может составлять три упаковки по 10 пачек таблеток, что необходимо учитывать при формировании заявки.
- Логистика и стоимость доставки. Стоимость доставки варьируется в зависимости от удаленности аптеки. При ручном планировании закупок сложно учесть все нюансы, особенно для сетей в больших регионах с аптеками в отдаленных районах (например, Красноярский край, Вологодская область). Разная стоимость доставки в разные аптеки еще больше усложняет процесс.
В связи со всем вышесказанным, часто закупки не централизуются в аптечных сетях, а передаются на откуп непосредственно в аптеки. Это приводит к невозможности оптимизации заказа на уровне сети и увеличенному количеству трудозатрат, но позволяет самой сети закупать то, что ей нужно. Это и уменьшает закупочную силу сети, и усложняет управление ассортиментом, а также товарным запасом и другими параметрами.
Совокупность этих факторов, наряду с большим объемом ручного труда, приводит к неэффективности закупок. Аптечные сети часто вынуждены прибегать к прямым заказам у ограниченного числа дистрибьюторов, лишаясь возможности конкурентных торгов и снижения закупочных цен. В условиях жесткой конкуренции (например, в Москве, где в одном доме может быть до семи аптек) такая неэффективность может стать критичной и привести к финансовым потерям, о чем свидетельствует текущая ситуация на рынке: аптеки разоряются, продаются или объединяются.
Оптимизировать закупки и повысить их эффективность можно путем автоматизации и внедрения конкурентных механизмов. Такой путь прошли уже многие отрасли, показав эффективность в виде снижения закупочной цены и трудозатрат на сам процесс закупок. Решением может стать цифровая платформа, вроде Торги223.Фарма, которая объединяет заявки аптечных сетей и прайс-листы дистрибьюторов и позволяет проводить торги за поставку лекарств.
Как это работает:
- Аптечная сеть ежедневно (например, каждое утро) отправляет на платформу заявку в электронном виде (Excel-файл или через API-интеграцию с внутренней системой учета). Заявка содержит список необходимых товаров в цифровом виде с указанием количества.
- Платформа получает прайс-листы от дистрибьюторов. Прайс-листы содержат информацию о товарах, ценах, минимальном объеме заказа, сроках годности и других характеристиках.
- Платформа проводит торговую сессию. В личном кабинете дистрибьютор видит свою цену и в обезличенном виде – лучшую цену конкурентов по каждому товару из заявки аптечной сети. Он может оперативно корректировать свою цену, стремясь предложить наиболее выгодные условия. Система подсвечивает позиции, где дистрибьютор выигрывает, проигрывает или не соответствует заданным аптечной сетью ограничениям предельной цены.
- Учет дополнительных параметров. Платформа учитывает маркетинговые контракты, остаточный срок годности, минимальную партию заказа и другие требования аптечной сети. Например, если сеть указывает минимально допустимый остаточный срок годности, система автоматически отфильтрует предложения, не соответствующие этому критерию, на основе данных о дате производства, предоставляемых дистрибьютором.
- Для работы платформы требуется информация о каталоге товаров аптечной сети и «привязка» между позициями каталога аптечной сети и позициями прайсов дистрибьюторов. Платформа может как использовать имеющиеся в аптечной сети «привязки», так и создать и поддерживать их сама.
Преимущества для аптечной сети:
- Снижение закупочных цен (2-5%). Конкуренция между дистрибьюторами позволяет добиться более выгодных цен, что напрямую влияет на рентабельность. Например, снижение закупочной цены с 80 до 76 рублей при розничной цене 100 рублей увеличивает маржу с 20% до 24%.
- Сокращение трудозатрат. Платформа выполняет сложные расчеты, проверку и сравнение данных автоматически, позволяя сотрудникам аптечной сети сконцентрироваться на более важных задачах.
- Минимизация ошибок. В отличие от ручного труда, платформа способна безукоризненно учитывать множество параметров. Это исключает ошибки, неизбежные при обработке больших объемов данных вручную: риск закупки неправильного товара, неверного объема или невыполнения условий маркетингового контракта сводится к минимуму. По результатам торговых сессий платформа предоставляет детальные отчеты (снижение цен, дефектура), которые позволяют проанализировать результаты и внести корректировки для будущих торговых сессий.
- Прозрачность и контроль. Платформа обеспечивает прозрачность всех этапов закупки, позволяя контролировать предложения дистрибьюторов и условия сделок.
Преимущества для дистрибьюторов:
- Участие в торгах дает возможность дистрибьюторам увеличить объем поставок за счет конкурентных цен.
- Проведение торгов по графику позволяет упорядочить предоставление дистрибьюторам заявок от аптечной сети и более равномерно выстраивать процессы комплектования, отгрузки и доставки заказов.
- Платформа может автоматически контролировать наличие привязок между позициями заявки сети и прайсами дистрибьюторов, вовремя предлагая создавать новые привязки, тем самым увеличивая потенциальный заказ для дистрибьютора и уменьшая дефектуру для аптечной сети.
- Платформа может показывать причины дефектуры, например минимальный заказ, кратность и остаточный срок годности, что позволяет дистрибьютору управлять этими параметрами, тем самым увеличивая объем заказа.
- Отчет о результатах торгов показывает обезличено цены каждой позиции, по которым победители будут поставлять. Это помогает дистрибьюторам правильно определять уровень цены на следующий день.
На сегодняшний день уровень автоматизации закупок в аптечных сетях сильно варьируется. Передовые сети используют системы автозаказа, которые отслеживают остатки товаров в каждой аптеке, анализируют продажи и прогнозируют потребность в пополнении запасов. Эти системы формируют консолидированную заявку на закупку, оптимизируя объемы и учитывая потребности каждой торговой точки. Закупочная или маркетинговая служба могут корректировать автозаказ (например, добавлять новые или сезонные товары, удалять или заменять неактуальные позиции), после чего заявка отправляется на торговую платформу.
Однако большинство аптечных сетей не используют такой подход. Зачастую каждая аптека самостоятельно формирует заказы, не консолидируя их на уровне сети. Это снижает «закупочную силу»: заказ 200 пачек одним лотом позволил бы получить более выгодную цену, чем отдельные заказы по две пачки из 100 аптек. Консолидация заявок – важный фактор повышения эффективности закупок. Платформа «Торги223.Фарма» помогает решить эту проблему даже тем сетям, у которых система внутренней автоматизации не позволяет это сделать внутри компании.
К сожалению, российский фармацевтический рынок консервативен и пока мало знаком с преимуществами торгов. Существует недоверие к возможности снижения цен через конкуренцию дистрибьюторов. Низкий уровень автоматизации и готовность к изменениям требуют активной разъяснительной работы. В других отраслях (электротовары, стройматериалы, продукты питания и другие) торги между поставщиками – давно устоявшаяся практика. Фармрынок отстает от этой тенденции, теряя в эффективности. Пришло время внедрять новые подходы. Новый способ закупок обеспечивает значительный прирост эффективности по сравнению с традиционным. Аптечным сетям стоит серьезно рассмотреть переход на этот метод для оптимизации затрат и повышения конкурентоспособности. В условиях современного рынка, где экономическая эффективность играет решающую роль, использование цифровой платформы становится не просто преимуществом, а необходимостью.