Электронная подпись, как продукт, была изобретена и разработана еще в конце 70-х — начале 80-х годов прошлого столетия, но широкое распространение получила лишь в веке нынешнем, с развитием интернета и широким распространением средств электронного документооборота.
По своей сути электронная подпись — это цифровой идентификатор, состоящий из особой комбинации зашифрованных паролей. От уровня шифрования зависит надежность электронной подписи. Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» это «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, которая используется для определения лица, подписывающего информацию».
Что такое электронная подпись и зачем она нужна
Для чего нужна электронная подпись? Она предназначена для того чтобы заверять ей электронные документы, так же как мы заверяем подписью и печатью документы на бумаге. Это удобно: не нужно распечатывать и пересылать по почте договора, извещения, счета и другие документы, требующие визирования. Электронная подпись отлично заменяет устаревшие автографы и оттиски.
Компаниям и ИП электронная подпись необходима для того чтобы обмениваться документами с партнерами, отправлять отчетность онлайн, участвовать в электронных тендерах, подавать иски в суд.
Физлица могут пользоваться ЭП для того чтобы подать электронный иск в суд или, например, обмениваться заверенными документами с удаленным работодателем.
Собственно подпись состоит из токена (специальной флешки), на которой записаны три файла: сертификат электронной подписи, и два ключа шифрования — открытый и закрытый. К токену прилагается программное обеспечение для управления электронной подписью.
По сравнению с обычно подписью, электронная имеет много преимуществ. Вот лишь некоторые из них:
- Надежность. Саму ЭП нельзя подделать, а документ — изменить после подписания. Точнее, изменить можно, но подпись уже будет недействительна.
- Экономия времени и средств. Нет нужды тратить деньги на покупку бумаги, принтеров, на пересылку подписанных документов обычной или специальной почтой.
- Сокращение времени заверения документов — электронное подписание занимает считанные секунды. Заключить договор с помощью электронной подписи можно за пару минут.
- Удобство. С электронной подписью можно работать из любой точки, с любого устройства — смартфона, планшета, стационарного ПК.
Кроме того, если вы собираетесь участвовать в госзакупках, электронная подпись вам понадобится обязательно.
Виды ЭП и где их используют
В упомянутом выше законе говорится о двух типах электронной подписи: обычной и усиленной. В свою очередь усиленная подпись бывает квалифицированная и неквалифицированная. Давайте смотреть и разбираться, чем отличаются электронные подписи, и какая для чего подойдет.
Простая ЭП используется для самых простых подписаний: авторизации на сайтах, для получения каких-либо банковских услуг, для отправки или получения данных на портале Госуслуг и т.д. Простая ЭП не защищена шифрованием, по сути это просто комбинация уникального логина и пароля. Юридическую силу простая электронная подпись имеет только в том случае, если участники документооборота договорились об этом, и подписали соглашение об использовании простой подписи.
Неквалифицированная усиленная подпись (НЭП), по сравнению с простой, уже защищена шифрованием. С ее помощью уже можно определить, кто подписал документ, и не были ли внесены изменения в документ после подписания. Однако и в этом случае, чтобы НЭП приравнивалась к автографу на бумажном документе, необходимо соглашение между участниками документооборота. Кстати, НЭП можно создать самостоятельно, если иметь некоторые навыки программирования.
Квалифицированная усиленная электронная подпись (КЭП) — самый надежный вариант из возможных. Она приравнивается к подписи на бумаге, даже без дополнительных соглашений, и имеет юридическую силу. Она однозначно определяет владельца подписи, и фиксирует отсутствие изменений в документе после подписания. Получить КЭП можно либо в налоговой инспекции по месту регистрации компании, либо в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ).
Для удобства сравнения, мы свели все возможности электронных подписей вот в такую простую таблицу:
Естественно, всё, что можно делать с простой подписью, можно делать и с квалифицированной.
Какую ЭП выбрать для участия в торгах
Для участия в электронных торгах вам потребуется только квалифицированная электронная подпись (КЭП), как наиболее защищенная. Другие виды электронной подписи для участия в торгах не годятся.
Чтобы не терять время на посещение учреждений, доверьте получение электронной подписи профессионалам. На электронной площадке Торги223 вы можете заказать услугу получения и перевыпуска электронной подписи без утомительных походов в государственные учреждения.
Кто и где может получить электронную подпись
Руководители компаний (генеральный директор, собственник), индивидуальные предприниматели (ИП) и нотариусы получают КЭП в налоговой инспекции по месту регистрации, либо у доверенных лиц УФНС России.
Если же квалифицированная электронная подпись нужна для сотрудника компании (не руководителя) — бухгалтера или товароведа, которые имеют право подписывать документы, то для них подпись нужно получать в коммерческих аккредитованных УЦ. Список таких УЦ можно получить в налоговой инспекции по месту регистрации.
Для получения подписи сотруднику компании нужно взять с собой паспорт и СНИЛС, и лично прийти в УЦ. Токен (флешку) с подписью и программное обеспечение для ее использования выдадут на месте.
Сколько стоит ЭП
Выпуск электронной подписи — услуга платная, и в зависимости от того, какую подпись вы хотите получить, какие сертификаты должны в ней присутствовать, варьируется стоимость электронной подписи.
Например, в некоторых УЦ стоимость простой ЭП составляет от 900 до 1500 рублей, а вот стоимость КЭП начинается уже от 2500 рублей и выше. За дополнительные сертификаты тоже придется платить. Например, если вы торгуете алкоголем или табачными изделиями, то за сертификат ЕГАИС к электронной подписи вам придется выложить от 2500 рублей дополнительно.
Можно ли передать подпись другому лицу
По закону — нет. Владелец подписи обязан обеспечивать ее конфиденциальность. Передавая кому-то токен с подписью, владелец нарушает закон. Если такой факт будет зафиксирован налоговыми органами или УЦ, они будут обязаны аннулировать подпись.
Если всё же есть необходимость передать права подписи другому сотруднику, лучшим вариантом будет выпустить дополнительную подпись для него, так как в случае передачи подписи ответственность за подписанные документы будет нести владелец, а не тот, кто воспользовался подписью.
Как перевыпустить ЭП, и что делать если вы потеряли ЭП
Электронная подпись, а точнее, ее сертификат, имеет свой срок действия. Как правило, это 15 месяцев: на такой срок выдает сертификаты для КЭП удостоверяющий центр ФНС России. Чтобы продлить срок действия сертификата, нужно заново подавать документы в УЦ.
Важно: электронная подпись автоматически не продлевается!
Если какие-то данные компании или ИП за это время изменились, нужно будет предоставить оригиналы документов с изменениями. Если же изменений не было — возможно, подпись перевыпустят по имеющимся в УЦ данным. Если у вас сохранился старый токен, новый сертификат и ключи шифрования можно будет перезаписать на него.
При утере электронно подписи нужно сразу же обратиться в УЦ, и сообщить о случившемся. Сертификат вашей утерянной подписи будет отозван, и уничтожен. Восстановить его не получится — придется заказывать выпуск новой электронной подписи.
Кстати, при утере не забудьте сообщить об этом вашим партнерам и контрагентам, во избежание случаев мошенничества с вашей утерянной подписью.
Заключение
Электронная подпись — это удобный и совершенно незаменимый инструмент современного бизнесмена, который ценит свое время и время своих партнеров.
Заказать новую, продлить и перевыпустить квалифицированную электронную подпись вы можете с помощью нашего сервиса. Просто подайте заявку, а остальное за вас сделают профессионалы.
Торгуйте с удовольствием на площадке Торги223!
