Для того чтобы участвовать в закупке, поставщик товаров, работ или услуг обязан предоставить, вместе с заявкой на участие, определенный пакет документов, который подтверждает его соответствие требованиям заказчика. Список таких документов обязан быть указан в тендерной документации (извещении о закупке). Состав этого пакета может варьироваться в зависимости от закона, по которому производится закупка (44-ФЗ или 223-ФЗ), от способа закупки и специфических требований заказчика.
Обязательные документы для участия в закупке
Поставщикам, которые участвуют в закупках по 44-ФЗ, обязательно нужно предоставить определенный пакет документов (ст 43, 44-ФЗ):
- Карточка организации с полным перечнем реквизитов (полное и сокращенное (при наличии) наименование юридического лица,фамилия, имя, отчество (при наличии), идентификационный номер налогоплательщика (при наличии) и должность лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица и т.д.).
- Для юридических лиц — выписка из ЕГРЮЛ, для ИП — выписка из ЕГРИП. Выписка должна быть получена не ранее чем за 6 месяцев до даты подачи заявки.
- Документы, которые подтверждают полномочия руководителя компании (обычно, копия приказа о назначении) или доверенность, выписанная на представителя компании.
- Копии учредительных документов (для юрлиц).
- Решение о согласии на совершение или о последующем одобрении крупной сделки.
- декларация о принадлежности участника закупки к учреждению или предприятию уголовно-исполнительной системы или организации инвалидов.
- Декларация о соответствии участника единым требованиям и т.д.
Полный перечень требований к документам указан в ст.43 44-ФЗ.
Дополнительные документы для участия в тендере
Кроме основного пакета документов, заказчик может потребовать некоторые дополнительные документы, если это требуется для надлежащего исполнения контракта победителем закупки.
- Если предмет закупки подлежит лицензированию или сертификации, заказчик имеет право потребовать от участника предоставить соответствующие лицензии, допуски саморегулируемой организации (СРО),.
- Документы, которые подтверждают опыт и квалификацию компании и ее сотрудников, которые будут принимать участие в работах (завершенные контракты, акты выполненных работ).
- Предложение по товарам, работам или услугам(техническая часть, спецификации).
Закон 223-ФЗ относится к документации, которую предоставляет участник закупки, более мягко, и определяет перечень документов (п. 19 ст 3.4) только для случаев, когда в закупка проводится специально для субъектов малого и среднего предпринимательства (СМСП). Во всех остальных случаях перечень предоставляемых документов определяется заказчиком в положении о закупке. Как правило, он не сильно отличается от того, что требует 44-ФЗ.
Совет: подготовьте шаблоны и образцы
Если вы планируете регулярно, а не единоразово, участвовать в закупках, вам придется так же регулярно готовить документы под каждую заявку. Здесь важно не просто собрать комплект документов, но и правильно, без ошибок, их оформить. Ошибки в формулировках, неполные сведения или неактуальные формы могут стать причиной отклонения заявки.
Минимизировать этот риск помогут шаблоны и образцы документов. Они помогают значительно сократить время на подготовку пакета, избежать типовых ошибок при составлении и унифицировать процесс подачи заявки внутри компании.
Использование шаблонов удобно при участии в закупках с короткими сроками подачи документов, или там, где требуется их расширенный пакет. Вы просто берёте готовое,и заполняете нужные поля, не тратя время на составление полного документа. Поэтому мы советуем вам заранее создать собственный архив шаблонов всех документов и типовых форм: это очень упростит вам жизнь.
Естественно, все эти шаблоны должны быть оформлены на фирменном бланке компании, если таковой существует в вашей корпоративной культуре. При заполнении нужно особое внимание уделять датам, подписям уполномоченных лиц, и, если это нужно — проставлять печать организации.
Ошибки в документах: как избежать
И на солнце бывают пятна, гласит известный афоризм. Даже самый хороший шаблон не избавит вас от ошибок, если пользоваться им второпях и не проверяя. Вот самые распространенные ошибки
- Оставили данных с прошлых закупок (например, старые номера документов, наименования заказчиков и т.д.)
- Неактуальные даты и подписи
- Формулировки, которые остались из прошлого документа, и не соответствуют условиям актуального тендера
- Неверное название документов.
Составьте себе чек-лист для проверки шаблонных документов, и всегда перепроверяйте по нему ваш шаблон перед подачей. Проверьте актуальность фамилий, необходимых реквизитов, наличие всех дополнений и приложений, указанных в основном письме. Помните, что каждый тендер уникален и требует внимания к деталям.
Вот пример основных позиций чек-листа для проверки тендерной документации, который вы можете адаптировать для своей компании с учетом ее специфики:
- Проверить, все ли основные документы в наличии, соответствуют ли они требованиям закупочной документации.
- Проверить наличие дополнительных документов — сертификатов, лицензий, допусков, справок.
- Документы подписаны уполномоченными лицами (должности актуальны)
- Все электронные файлы читаемы, а документы, которые подаются в неэлектронном виде, отсканированы качественно, копии документов и печати на них разборчивы.
- Используется действительная форма документа (не устаревшая версия)
Документы к заявке: изменения в 2026 году
В 2026 году процесс сбора документов для подачи заявки на участие в закупках значительно упрощается: большую часть информации заказчики будут брать автоматически из реестров и государственных информационных систем. На практике это означает, что поставщик размещает данные о себе в ЕИС и общегосударственных реестрах и базах, а заказчик будет самостоятельно проверять соответствие участника закупки требованиям.
Сегодня почти все эти данные вводятся при регистрации участника в ЕИС (например, данные из ЕРГЮЛ, данные руководителей компании, сведения о лицензиях и т.д.). Поставщику в большинстве случаев нужно будет только заполнить заявку на участие в закупке. И, конечно, он должен следить за актуальностью данных, которые содержатся в этих базах, и своевременно их корректировать при необходимости.
Чтобы быть совершенно уверенным в том, что вы верно собрали документы для участия в торгах, воспользуйтесь услугой документального сопровождения, которую предоставляют специалисты нашего портала. Мы готовы поддерживать вас на каждом этапе закупки, от подачи заявки до подписания договора.
Торгуйте с нами! Торгуйте с удовольствием
