Выбор способа закупки — это первое и, пожалуй, самое важное решение, которое принимает заказчик в рамках закона № 223-ФЗ. От этого выбора зависит, сколько времени займет процедура закупки, насколько выгодные условия предложат поставщики и не столкнетесь ли вы с вопросами и претензиями от контролирующих органов.
Для предпринимателей и руководителей, которые только начинают работать с торгами, обилие терминов (конкурс, аукцион, запрос котировок) часто звучит как сложный юридический ребус. Давайте вместе с вами попробуем разобраться в этом, и поймём, когда и какой способ проведения торгов будет лучшим.
Какие способы закупки можно использовать заказчику по 223-ФЗ
Главный документ, который определяет ваши правила игры — это Положение о закупке. Именно в нем вы должны четко и подробно прописать все возможные способы закупок и случаи их применения. Закон № 223-ФЗ (ч. 2 ст. 2) требует, чтобы Положение было утверждено и размещено в Единой информационной системе (ЕИС).
О том как разработать хорошее Положение о закупке, читайте в нашем специальном материале “Положение о закупке по 223-ФЗ: как разработать и утвердить без ошибок”
Закон № 223-ФЗ (ст. 3) не устанавливает жесткого закрытого перечня способов закупок. Он предоставляет заказчику свободу: вы сами разрабатываете и закрепляете в своем Положении те процедуры, которые будете применять. Однако на практике сложилась стандартная классификация.
Все способы, которыми заказчик может осуществлять закупки товаров, работ или услуг, делятся на два больших лагеря:
- Конкурентные закупки. Это способы, при которых вы создаете условия для соревнования между поставщиками. Именно они являются приоритетными. К ним относятся четыре классические процедуры:
- Аукцион
- Конкурс
- Запрос котировок
- Запрос предложений
- Неконкурентные закупки. Это закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика). Вы просто заключаете договор с конкретной компанией без проведения торговой процедуры.
Важно понимать: вы можете придумать и другие способы, например, конкурентные переговоры, но их обязательно нужно подробно описать в Положении, чтобы участники однозначно понимали правила. Согласно ч. 2 ст. 2 Закона № 223-ФЗ, в Положении должны быть указаны все способы закупок и порядок их проведения.
Когда необходимо выбирать конкурентные закупки
Конкурентные закупки — это ваш основной инструмент. Общее правило звучит просто: проводите конкурентную процедуру всегда, когда это возможно.
Почему это так важно? Во-первых, здоровая конкуренция между поставщиками позволит вам получить лучшее ценовое (и не только) предложение. Во-вторых, это снижает риски обвинений в нецелевом расходовании средств или сговоре с поставщиком.
Даже если кажется, что на рынке есть только один поставщик нужного вам специфического товара, объявление конкурентной процедуры может принести сюрприз — внезапно могут появиться интересные альтернативы. Кроме того, Министерство финансов РФ в своих разъяснениях неоднократно указывало, что злоупотребление закупками у единственного поставщика нарушает принципы Закона № 223-ФЗ. Поэтому, если в вашем Положении нет прямого и обоснованного исключения, выбирайте конкурс, аукцион, запрос котировок или предложений.
Когда стоит проводить аукцион
Аукцион — это процедура, где главным и фактически единственным критерием победы является цена. Торги идут в режиме реального времени на электронной площадке, все участники видят предложения друг друга, имея возможность сделать шаг на понижение цены.
Этот способ лучше всего подходит для закупки стандартных, массовых товаров, работ или услуг, к которым можно предъявить четкие и исчерпывающие требования. Вам не важны квалификация или опыт участника (в разумных пределах, естественно), а важно купить распространенный товар, например, офисную бумагу и канцтовары, или выполнить типовой ремонт помещений по смете как можно дешевле.
Выбирайте аукцион, если
- Предмет закупки можно точно и однозначно описать (с ГОСТом, ТУ или понятной спецификацией).
- Главный фактор для вас — экономия денег.
- Вы готовы заключить договор с тем, кто предложит минимальную цену.
Когда лучше выбрать конкурс
В отличие от аукциона, конкурс позволяет оценить участника не только по цене, но и по другим, не менее важным параметрам. Это может быть опыт выполнения аналогичных работ, квалификация сотрудников, наличие собственного оборудования, сроки поставки, гарантийные обязательства и т.д.
Вы сами устанавливаете в документации критерии оценки и их значимость (например, цена — 40%, опыт — 60%). Победителем признается тот, кто наберет наибольшее суммарное количество баллов.
Выбирайте конкурс, когда:
- Закупаются сложные, наукоемкие работы или услуги, например, строительство, научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР), консалтинг.
- Вам важен не просто товар, а надежность поставщика, его репутация и квалификация.
- Простая минимизация цены в этом случае может привести к срыву сроков или низкому качеству выполненных работ или поставляемых товаров.
Конкурс позволяет выбрать лучшего исполнителя, исходя из нескольких критериев, а не просто самого дешевого.
Когда нужно выбирать запрос котировок
Запрос котировок очень похож на аукцион: победитель здесь определяется по минимальной цене. Но есть два ключевых отличия от аукциона, которые делают его более простым и быстрым:
- Скорость. Срок подачи заявок при проведении запроса котировок в электронной форме должен составлять не менее 5 рабочих дней (ч. 21 ст. 3.2 Закона № 223-ФЗ). Это значительно быстрее конкурса или аукциона, где этот же срок установлен в 15 рабочих дней.
- Упрощенная документация. Извещение о запросе котировок должно содержать все необходимые условия договора. Отдельную документацию для проведения такой закупки можно не разрабатывать.
Это идеальный инструмент для оперативных и несложных закупок. Если вам срочно нужно закупить какой-то стандартный товар на небольшую сумму, а торговаться до последнего рубля не принципиально (главное, чтобы цена была рыночной), выбирайте запрос котировок.
Когда стоит выбрать запрос предложений
Запрос предложений занимает промежуточное положение. С одной стороны, он, как и конкурс, позволяет оценивать заявки по разным критериям (качество, опыт, цена). С другой стороны, процедура проходит быстрее: минимальный срок подачи заявок в электронной форме составляет всего 7 рабочих дней (ч. 23 ст. 3.2 Закона № 223-ФЗ).
Запрос предложений часто используют в ситуациях, когда нужно найти оптимальное решение, но проводить длительный и сложный конкурс нет времени. Это способ «золотой середины». Победителем становится участник, предложивший лучшие условия исполнения договора в комплексе.
Этот способ выбирают, когда:
- Есть несколько вариантов удовлетворения потребности, и нужно выбрать лучшее техническое решение.
- Предмет закупки сложен для формального описания в аукционной документации.
- Важно провести закупку быстрее, чем это позволяет конкурс, но оценить качество все же необходимо.
В каком случае стоит выбирать неконкурентную закупку (у единственного поставщика)
Закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) — это самый простой способ. Вы просто заключаете договор с поставщиком без проведения процедуры выбора. Однако эта кажущаяся простота таит в себе главную опасность: риск обвинения в необоснованном ограничении конкуренции.
Закон № 223-ФЗ не содержит закрытого перечня случаев для закупки у единственного поставщика (в отличие от 44-ФЗ). Вы должны самостоятельно прописать эти случаи в своем Положении о закупке. Однако делать это нужно разумно.
Типичные и обоснованные случаи, когда проведение закупки у единственного поставщика может считаться обоснованным:
- Закупка у субъектов естественных монополий (например, поставка газа, электроэнергии, услуг железнодорожного транспорта).
- Закупка услуг водоснабжения, водоотведения, теплоснабжения.
- Закупка, осуществляемая по поручению Президента или Правительства РФ.
- Закупка товаров, работ, услуг, которые могут быть поставлены только конкретным лицом (например, запчасти к уникальному оборудованию, авторский надзор и т.д.).
- Срочная закупка из-за возникшей чрезвычайной ситуации (если это предусмотрено Положением).
- Малые закупки (до 100 000 или до 500 000 рублей для определенных категорий заказчиков, если это прописано в Положении на основании ч. 15 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).
Важное предупреждение: Включая в Положение множество оснований для закупки у единственного поставщика, вы рискуете получить предписание от ФАС. Регулятор и суды всегда исходят из того, что основной объём закупок, которые вы осуществляете, должен быть проведен конкурентными способами. Неконкурентный способ — исключение, а не правило.
Когда и как осуществляются совместные закупки
Совместные закупки — это инструмент для объединения усилий нескольких заказчиков. Несколько заказчиков могут провести одну общую процедуру закупки, чтобы выбрать одного поставщика сразу для всех.
Когда это может быть выгодно? Когда нескольким организациям нужен один и тот же более или менее стандартный товар или услуга (например, бензин для автопарков разных учреждений или та же самая офисная бумага). Объединив объемы, можно получить гораздо более выгодную цену за счет опта.
Как это организовать:
- Возможность проведения совместных закупок должна быть предусмотрена в Положениях о закупке каждого из участников.
- Заказчики должны заключить между собой соглашение о проведении совместной закупки, в котором определяются права и обязанности сторон, порядок формирования комиссии, назначается организатор торгов (тот, кто будет проводить процедуру от лица всех) и разработан проект договора, который будет заключён с победителем.
- Организатор торгов проводит процедуру, победитель определяется по общим правилам.
- После подведения итогов каждый заказчик заключает с победителем отдельный договор (как вариант, можно заключить один договор, но с указанием объема поставок для каждого отдельного заказчика).
Хотя Закон № 223-ФЗ прямо не регламентирует порядок совместных закупок (в отличие от 44-ФЗ), они абсолютно легальны, если вы правильно пропишете механизм их проведения в своих внутренних документах. Это законный способ сэкономить бюджет за счет масштаба.
Краткий чек-лист и резюме
Чтобы принять правильное решение, и выбрать оптимальный способ закупки, последовательно ответьте себе на несколько вопросов:
- Есть ли у меня возможность провести закупку у единственного поставщика по моему Положению о закупке?
- если да и ситуация подходит под это основание, вы можете выбрать этот путь, но помните про риски.
- Нужно ли мне оценивать не только цену, но и качество, опыт, квалификацию?
- да → выбирайте конкурс (если есть время) или запрос предложений (если нужно быстрее).
- нет → переходите к следующему вопросу.
- Могу ли я предельно четко и формально описать необходимые мне товары, работу или услугу?
- да → переходите к следующему вопросу.
- нет → выбирайте запрос предложений (он позволит рассмотреть разные варианты решений).
- Мне важна скорость закупки?
- да, нужно срочно → выбирайте запрос котировок.
- нет, время есть → выбирайте аукцион (для максимального снижения цены).
- Есть ли у меня “коллеги по цеху”, которым нужен тот же товар?
- да → рассмотрите вариант совместной закупки.
Резюме
Выбор способа закупки — это баланс между вашими потребностями в качестве, скоростью процедуры и ценой. Главный ориентир в этом — ваше Положение о закупке, которое должно быть логичным и не противоречить Закону № 223-ФЗ.
Помните, что конкуренция — ваш главный помощник. Чем больше поставщиков борется за ваш заказ, тем выгоднее для вас условия. Не усложняйте там, где можно обойтись простым запросом котировок, и не упрощайте там, где нужен сложный конкурс с оценкой квалификации. Внимательное отношение к выбору процедуры на старте сэкономит вам время, деньги и нервы на финише.
Торгуйте с нами, торгуйте с удовольствием!
