Довольно часто случается так, что в тендерах от имени компании принимает участие сотрудник, а не ее директор (руководитель). 1 сентября 2024 года в силу вступил закон, согласно которому действия с электронной подписью, имеющие юридическую значимость, сотрудники смогут совершать исключительно при использовании машиночитаемой доверенности (МЧД).
В связи с данными обстоятельствами возникает ряд вопросов:
- как сделать машиночитаемую доверенность для торгов;
- как добавить сотрудника в госзакупках;
- реестр доверенностей МЧД в ЕИС и как удобно и правильно им пользоваться;
- и многие другие.
Популярные вопросы об использовании машиночитаемой доверенности для участия в закупках по 223-ФЗ и 44-ФЗ осветим далее.
Машиночитаемая доверенность или МЧД — документ в электронной форме. Он призван заменить аналогичный бумажный документ, а именно разрешение, которое выдается руководителем той или иной компании на совершение ряда юридически значимых операций от его имени.
Ранее (если быть точным, — до сентября 2023 года) сотрудники для совершения подобных операций (в том числе и участвуя в электронных торгах от имени компании) все документы подписывали КЭП. Дополнительно к этому необходимо было приложить доверенность от руководителя на бумажном носителе. Что касается сертификата физлица, то он содержал не только информацию о сотруднике, но и необходимые для совершения сделок сведения о компании.
С 1 сентября 2023 года стартовал так называемый переходный период. Для оформления юридически значимых сделок и прочих операций физлицом от имени руководителя компании была необходима КЭП и машиночитаемая доверенность. В свою очередь, сертификат физического лица с того момента содержал только персональные сведения о конкретном сотруднике. Наличие прав выполнять операции от имени компании можно было подтвердить наличием МЧД.
На электронных площадках для торгов, сотрудникам, можно было работать двумя способами:
- новым — с машиночитаемой доверенностью;
- старым и более привычным — с использованием КЭП старого образца, содержащую информацию о юрлице.
С 1 сентября 2024 года использование МЧД в указанных бизнес-процессах стало обязательным. Оформлять документы по старой схеме больше нельзя.
В чем особенность МЧД
Это XML-файл, который может быть прочитан предназначенными для этого программами. Машиночитаемая доверенность для участия в торгах от имени организации выпускается исключительно в информационных госсистемах (ГИС). Например, на сегодняшний день такими ресурсами выступают ЕИС (Единая информационная система), Торги, сайт ФНС.
Что нужно сделать руководителю, чтобы выпустить МЧД на сотрудника:
- на одном из указанных выше ресурсов сформировать доверенность;
- подписать заявление КЭП.
После этого доверенность будет выпущена на конкретного сотрудника. Если требуется несколько сотрудников со схожими полномочиями — руководителю потребуется выпустить несколько доверенностей.
Какая информация содержится в МЧД:
- прежде всего, файл содержит полную информацию о самой доверенности, включая название компании, серийный номер, срок действия;
- данные директора компании и физлица, которому выдаются полномочия;
- список действий, которые может выполнять обладатель доверенности;
- информация о наличии либо отсутствии права передоверия (например, представитель сможет выпускать машиночитаемые доверенности другим физическим лицам — сотрудникам компании).
Важно! Машиночитаемые доверенности, должны быть сформированы в соответствии с единым форматом, разработанным и утвержденным Минцифры. Кроме того, указанные документы должны храниться в реестре доверенностей соответствующей информационной системы. Использовать МЧД ГИС ЕИС можно только в ГИС ЕИС и на других электронных площадках по закупкам. Если доверенность была выпущена в другой информационной системе, она не может быть использована сотрудником компании для участия в бизнес-процессах, связанных с госзакупками по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Исключением является МЧД, выпущенная на сайте ФНС. Ее использование допускается в том числе на электронных торговых площадках.
Обратите внимание, что даже в случае ликвидации компании или ее банкротства, а также в случае смерти руководителя, выданные доверенности продолжают действовать до тех пор пока полномочия по ней не будут отменены руководителем, либо, если это невозможно, администратором — лицом, которое обладает универсальными полномочиями.
На данный момент, согласно закону, МЧД не может быть продлена автоматически. Если срок доверенности будет подходить к концу — ее владельцу поступит уведомление в личный кабинет ЕИС, после чего документ будет необходимо перевыпустить.
Выпуск МЧД в ЕИС
Обратите внимание, что в ЕИС предусмотрены три основные роли:
- Руководитель. Он может принимать участие в торгах от имени организации, не используя МЧД.
- Администратор. Этот сотрудник может не только совершать действия от имени компании, но и выдавать доверенности другим физическим лицам. Администратор не может назначать других администраторов, только уполномоченных специалистов.
- Уполномоченный специалист. Это сотрудник, который получил доверенность, и теперь может совершать действия от имени организации.
Если руководитель компании не хочет регулярно заниматься процессами, связанными с выдачей МЧД, ему необходимо сформировать доверенность с правом передоверия на других сотрудников. Иными словами — создать доверенность с полномочиями администратора.
Получить МЧД может только сотрудник, зарегистрированный в ЕИС, для чего ему понадобится подтвержденный аккаунт от госуслуг. В случае необходимости добавления новых полномочий к уже существующей МЧД, следует проставить в полях с правами новые отметки, после чего подписать и сохранить документ — доверенность будет перевыпущена, а система предложит заменить файл на новый.
Тонкости использования МЧД
Единая информация система интегрирована с федеральными площадками госзакупок и передает информацию о машиночитаемых доверенностях по ФЭТП.
Давайте попробуем рассмотреть использование МЧД на примере участия в госзакупках по 44-ФЗ с заключением госконтракта физическим лицом, которое совершает действия от имени организации-поставщика:
- После того, как поставщик выбран, заказчику необходимо в ЕИС сформировать проект контракта. Затем контракт направляется победителю тендера. Важно: проект должен быть отправлен без подписи.
- Сотруднику компании, которая выиграла тендер, необходимо зайти в личный кабинет электронной площадки. В кабинете следует подписать проект. Необходимо будет указать сведения об электронной доверенности. На некоторых торговых площадках информация передается автоматически.
- После того, как контракт подписывается поставщиком, сведения о нем подтягиваются в ЕИС в автоматическом режиме. Заказчик сможет найти необходимую информацию о доверенности, проверить данные, после чего завершить процедуру подписания контракта. Победитель закупки найдет контракт личном кабинете электронной торговой площадки.
ЭТП «Торги233» — модульная цифровая платформа для закупок, где все задачи решаются просто! В том числе и настройка работы с МЧД. Расширяйте рынок сбыта или находите новых поставщиков на площадке→.
Выводы:
- С 1 сентября работа с госзакупками по 44-ФЗ и 223-ФЗ проходит по новой схеме. Теперь использование МЧД закреплено законом. Без нее принять участие в торгах сотруднику как представителю компании, наделенному юридическими полномочиями, не получится.
- Для выдачи МЧД руководителю компании необходимо её сформировать по форме, установленной Минцифры. Если руководитель в дальнейшем не хочет заниматься выпуском МЧД — ему стоит назначить администратора и выдать ему соответствующие полномочия.
- МЧД автоматически не продлевают. Если срок действия ее подходит к концу — необходимо перевыпустить документ. Это может сделать руководитель либо уполномоченное лицо.
- Все данные об МЧД выпущенной в ЕИС, сохраняются в ЕИС.
