На носу новогодние праздники, а значит, время подготовки к ним уже началось. Государственные и бюджетные организации тоже не минула эта чаша, и поэтому на всех торговых площадках в конце года появляются новогодние закупки. Что это такое и как в них участвовать, чтобы не набить шишек, рассказываем в этой статье.
Что закупают заказчики к Новому году
Новогодние тендеры — это специальные закупки государственных и бюджетных организаций, приуроченные к празднованию Нового года и Рождества, включающие закупки подарков, украшений, проведение праздничных мероприятий и оформление помещений. Участие в таких тендерах требует особого внимания к срокам, техническому заданию и специфическим требованиям заказчика.
В период подготовки к праздникам государственные и муниципальные организации размещают тендеры:
- на закупку елок, новогодних игрушек и украшений;
- на закупку и изготовление сладких подарков, на подарки и продукцию для банкетов;
- на закупку пиротехники для праздничных салютов, на безалкогольные напитки и алкогольную продукцию;
- на оформление городских территорий, актовых и концертных залов, на изготовление световых конструкций, малых архитектурных форм и декораций;
- на проведение детских и школьных утренников, спектаклей, корпоративных мероприятий, праздничных мастер-классов, конкурсов и экскурсий.
Часто можно встретить оригинальные заказы: надувные фигуры, костюмы и ростовые фигуры-маскоты для проведения мероприятий, оригинальные подарочные коробки, крупногабаритные игрушки, портреты в праздничной упаковке и т.д.
Особенности новогодних тендеров
От простого тендера новогодние отличаются сезонностью: никому не нужны новогодние игрушки в марте или июле. Сезон новогодних тендеров — это последний квартал года. Именно в это время, а особенно в ноябре-декабре, появляется очень много закупок, так или иначе связанных с проведением и организацией новогодних торжеств. Для многих предпринимателей это отличная возможность получить хороший контракт в конце года, и заработать денег.
- Самое главное в новогодних закупках — сроки: все нужно поставить и выполнить строго до наступления праздника или каникул, поставить товары к определенной дате, иначе заказ утрачивает смысл и может быть аннулирован
- Важно строго соблюдать техническое задание: если выполнить запрос неправильно (например, изготовить МАФы или ростовые фигуры не того размера), времени на исправление не будет.
- Требования к количеству: чаще всего заказывают одинаковые подарки для сотрудников, и недостаток товара приведет к проблемам. Вам придется в срочном порядке докупать, а именного этого товара может не оказаться в наличии. В этом случае лучше поставить товары с некоторым излишком. Как правило, заказчики это допускают.
- Дополнительные требования к поставщикам: для проведения мероприятий может потребоваться опыт работы с детьми; для поставок алкоголя у вас должна быть лицензия на торговлю алкоголем; у аниматоров, приглашенных на праздник должна быть соответствующая квалификация и т.д.
В общем, здесь нужна внимательность и еще раз внимательность, и точное соблюдение сроков и технического задания.
Как найти новогодний тендер
Подходящие новогодние закупки можно найти:
- В Единой информационной системе (ЕИС) — используя поиск по ключевым словам (“новогодний”, “подарки”, “оформление”, “мероприятие”, “украшения”).
- На специализированных ЭТП, а также в электронных магазинах (для закупок малого объема).
- Через различные сервисы поиска тендеров, которые агрегируют предложения от разных площадок и помогают фильтровать по параметрам.
Важно: иногда в тендерах с ценой более 20 млн рублей требуется универсальная предквалификация (ч. 2 ст. 31 44‑ФЗ). Чтобы ее пройти, необходимо заранее загрузить на ЭТП исполненные контракты и акты приема оказанных услуг.
Как участвовать в новогоднем тендере
Порядок участия в новогоднем тендере ничем не отличается от участия в любом другом тендере: вам потребуется электронная подпись, регистрация в ЕИС и аккредитация на торговых площадках, спецсчёт для обеспечения контракта и подготовленный пакет документов с вашим предложением.
Если сделка, которую вы предполагаете совершить, является для вашей компании крупной, то потребуется приложить к документам еще и решение об одобрении крупной сделки.
Данные о тендере будут размещены в файлах, которые предоставит заказчик. Важно обратить внимание на следующие моменты:
- сумма выплат по контракту;
- сроки подачи заявки;
- требования к участникам;
- размер обеспечения;
- место и сроки оказания услуг или поставки товаров;
- технические характеристики и условия выполнения контракта.
Заявку на участие в новогоднем тендере подают в структурированном виде — она заполняется в личном кабинете ЭТП. Система сама предложит поля для заполнения и сформирует структурированную таблицу со всеми данными по контракту.
Если предмет контракта — оказание услуги (например, проведение утренника или оформительские работы), заполнять параметры не обязательно. Когда контракт предполагает поставку каких-либо товаров (новогодних декораций, подарков), нужно обязательно указать их параметры.
Как подписать контракт на новогодний заказ
Когда заказчик выберет поставщика, на ЭТП разместят итоговый протокол закупки и продублируют в ЕИС . В случае, если закупка была проведена у единственного поставщика, заказчик сразу направляет поставщику проект контракта.
В остальных случаях, после победы заказчик направляет поставщику проект контракта для согласования и электронного подписания. Сроки подписания по 44‑ФЗ — два рабочих дня на подготовку проекта контракта, пять дней на подпись со стороны поставщика, два дня на подпись заказчика
Особо важны сроки поставки и оплаты (да, об этом не грех упомянуть несколько раз — это самое важное в новогодних закупках), которые отразятся в контракте: в подавляющем большинстве случаев поставку нужно успеть сделать до 31 декабря, а вот оплата может прийти уже после праздников.
Особенности выполнения и оплаты новогодних заказов
Итак, еще раз повторим и поговорим особенности новогодних закупок для поставщиков:
- Поставку осуществляют строго по правилам, указанным в договоре. Сроки поставки — самый важный пункт контракта. Тем более, когда предмет договора — услуга. Тогда срок ее оказания может быть установлен не только конкретной датой, но и точным временем. Например, новогодний утренник в школе нужно провести 28 декабря текущего года., с 10:00 до 12:00.
- Если вы поставляете товары, держите в голове, что в большинстве случаев вам нужно успеть выполнить заказ до начала новогодних каникул. Если вы даже на пару дней пропустите сроки, заказчик не пойдет вам навстречу, как это может быть в других, обычных тендерах, а будет требовать полного возмещения убытков.
- Оплату на поставку товаров по новогодним договорам обычно проводят не позднее 20 – 22 декабря, чтобы банк успел провести платеж в уходящем году. Платеж может обрабатываться банком до пяти рабочих дней.
- Если же предмет контракта — мероприятие, заказчик вряд ли согласится оплатить его проведение заранее. В этом случае в договоре прописываются сроки оплаты, например “после фактического оказания услуг в течение 7 (семи) рабочих дней после подписания заказчиком документа о приемке”. Скорее всего, и акт приемки, и оплата будут произведены уже в новом году, в первую рабочую неделю.
Участие в новогодних тендерах — реальная возможность расширить бизнес, однако требуется четко соблюдать сроки, внимательно читать техническое задание и готовить все документы заранее.
Для того чтобы быть полностью уверенным в том, что вы подготовились к тендеру во всеоружии и правильно, воспользуетесь услугой тендерного сопровождения от нашего портала. Опытные специалисты помогут вам правильно собрать пакет необходимых документов, проведут проверку ваших контрагентов, и будут сопровождать вас на каждом этапе торгов — от подачи заявки до подписания договора.