В данной статье мы разберем основной перечень документов, которые необходимы тендерному специалисту для корректного заполнения заявки на участие в процедуре. Как правило, большая часть документов, о которых расскажем, будет являться обязательной к предоставлению для участия в любом тендере по 223-ФЗ.
Для закупок, проводимых непосредственно для СМСП (субъектов малого и среднего предпринимательства) и имеющих соответствующий статус («для СМСП»), перечень документов жестко ограничен законом, а в частности — ст. 3.4 223-ФЗ «О закупках отдельных видов юридических лиц». В закупках на общих основаниях, заказчики также придерживаются этого перечня требований по составу заявки, но могут его дополнять на свое усмотрение.
Главное правило для заказчиков: требование о предоставлении соответствующего документа должно быть в обязательном порядке предусмотрено документацией. В каком документе заказчики по 223-ФЗ определяют требования к участникам закупок? Все требования фиксируют в положении о закупке. Для примера возьмем две формулировки:
— «Поставщик должен соответствовать требованиям законодательства». Данная формулировка подразумевает наличие у поставщика лицензии на определенный вид деятельности. НО, она не указывает на обязанность предоставления лицензии в составе заявки. Соответственно, отклонить заявку за непредоставление лицензии нельзя.
— «В состав заявки включается документ, подтверждающий соответствие поставщика требованиям законодательства». Исходя из формулировки, документ обязателен к представлению. НО, поставщик должен «догадаться» или знать, какой документ необходим, что тоже не очень корректно.
Если вы не уверены, какой документ необходим, напишите заказчику запрос на разъяснение документации. Также существует негласное правило, что за лишний документ заявку не отклоняют — он просто не учитывается комиссией при рассмотрении заявки. Правда, при условии, что данный документ не противоречит другим в составе заявки.
По нашей статистике, около 60% заявок отклоняются из-за неправильного заполнения. Если вы не уверены в корректном заполнении — мы проверим вашу заявку и приведем ее в соответствие с требованиями заказчика.
Какие же документы чаще всего запрашивает заказчик для тендера? Представим список.
1. Анкета участника закупки по 223-ФЗ.
В неё входят реквизиты организации и контактные данные, а в частности:
— наименование, в том числе фирменное, адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица, учредительный документ, если участником закупки является юридическое лицо;
— фамилия, имя, отчество (при наличии), паспортные данные, адрес места жительства физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, если участником закупки является ИП;
— ИНН участника закупки;
— ИНН (при наличии) учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа юридического лица, если участником закупки является юридическое лицо;
Как правило, форму анкеты определяет сам заказчик. Образец содержится в документации. Количество полей может быть расширено по усмотрению заказчика. Предоставление сканов соответствующих документов в данном случае не производится. Хотя рекомендуется включить в состав заявки Устав организации.
2. Копия документа, подтверждающего полномочия лица действовать от имени участника конкурентной закупки.
Решение о назначении руководителя, приказ о назначении руководителя, протокол о назначении руководителя.
Какие документы прикрепить, если у вас в организации один учредитель?
- Решение и Приказ.
Что, если в организации более одного учредителя?
- Прикрепите Протокол и Приказ.
Обратите внимание, что документы должны подтверждать актуальность статуса руководителя. То есть, если у руководителя было продление полномочий, оформленное отдельным приказом, то этот приказ тоже предоставляется в составе заявки.
Еще одна возможная ошибка — непредоставление доверенности к Протоколу о назначении руководителя. Если при утверждении Протокола кто-либо из учредителей отсутствовал, но был его представитель с доверенностью, данная доверенность фиксируется в Протоколе и предоставляется вместе с ним в составе заявки на участие.
3. Копии документов, подтверждающих соответствие участника закупки требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ.
В данном случае подразумеваются документы, являющиеся обязательными по законодательству РФ. К ним относятся лицензии, выписки СРО и т. д. Обращаем ваше внимание на то, что лицензии на данный момент могут предоставляться в виде выписки из соответствующего реестра в интернете. Внимательно читайте требования заказчика.
4. Копия решения о согласии на совершение крупной сделки или о последующем ее одобрении.
Данный документ требуется почти всегда, но не всегда он действительно нужен. Сложилась очень неоднозначная практика по необходимости его предоставления. Чтобы понять, когда действительно данное решение предоставляется, необходимо углубленно изучить законодательство в отношении организационно-правовой формы участника закупки. Например, для ООО, требования к данному документу определяются ст. 46 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Форму решения с легкостью можно найти в интернете. На что обратить внимание:
— Если учредитель один, это «решение о крупной сделке», и оно подписывается этим учредителем.
— Если учредителей более одного, решение оформляется протоколом собрания учредителей. При этом в зависимости от Устава оно может заверяться просто подписью всех учредителей, а может только нотариально. В данном случае Устав определяет требования к утверждению протоколов собрания.
— В решении указывается предельная сумма сделки, допустимая к свершению. При этом потолка суммы фактически нет. При уставном капитале 10 000 руб. в решении может быть установлен предел в 2 млрд руб.
— В решении могут быть указаны процедуры и площадки. Соответственно, если указано «для аукционов», применять его в котировках формально нельзя. То же самое касается и конкретного указания ЭТП.
— «Решение» в отдельных случаях может быть заменено письмом, в котором указывается, что данная сделка не является для общества крупной.
— Срок действия решения. При условии, что участник — ООО, решение работает ровно один год, если в нем не указан срок действия. Для других организационных форм могут быть предусмотрены иные требования.
5. Информация и документы об обеспечении заявки по 223-ФЗ на участие в закупке.
— Реквизиты специального банковского счета участника закупки, если обеспечение заявки на участие в такой закупке предоставляется участником путем внесения денежных средств (требуется в закупках для СМСП);
— Независимая гарантия или ее копия, если в качестве обеспечения заявки на участие в аукционе или иной процедуре участником предоставляется независимая гарантия.
В закупках на общих основаниях, как правило, обеспечение в виде денежных средств предоставляется на счет соответствующей площадки и указание его реквизитов в заявке не требуется.
6. Декларация, подтверждающая соответствие участника обязательным требованиям.
В данном случае применяется стандартная форма декларации. В ней участник прописывает (декларирует), что соответствует обязательным требованиям, установленным законом. При этом подтверждать это документально поставщик не обязан. Формально, проверка данных требований лежит на заказчике, но это касается в основном закупок у СМСП. В закупках на общих основаниях заказчики иногда запрашивают ряд документов, подтверждающих информацию, указанную в декларации о соответствии. Например, справку из налоговой, в качестве подтверждения отсутствия задолженности по налогам. Обращаем ваше внимание на то, что задолженность может быть, но не должна превышать границ, определенных законом. В декларации указывают следующие пункты:
— непроведение ликвидации участника закупки — юридического лица и отсутствие решения арбитражного суда о признании участника несостоятельным (банкротом);
— неприостановление деятельности участника закупки в порядке, установленном КоАП РФ;
— отсутствие у участника закупки недоимки по налогам, сборам, задолженности по иным обязательным платежам в бюджеты РФ за прошедший календарный год, размер которых превышает 25% балансовой стоимости активов участника, по данным бухгалтерской (финансовой) отчетности за последний отчетный период;
— отсутствие у участника закупки — физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, либо у руководителя, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа, или главного бухгалтера юридического лица — участника закупки непогашенной или неснятой судимости за преступления в сфере экономики и (или) преступления, предусмотренные статьями 289, 290, 291, 291.1 Уголовного кодекса Российской Федерации, а также неприменение в отношении указанных физических лиц наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, которые связаны с поставкой товара, выполнением работы, оказанием услуги, являющихся предметом осуществляемой закупки, и административного наказания в виде дисквалификации;
— отсутствие фактов привлечения в течение двух лет до момента подачи заявки на участие в закупке участника — юридического лица к административной ответственности за совершение административного правонарушения, предусмотренного статьей 19.28 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях;
— соответствие участника указанным в документации о закупке требованиям законодательства Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся предметом закупки, если в соответствии с законодательством Российской Федерации информация и документы, подтверждающие такое соответствие, содержатся в открытых и общедоступных государственных реестрах, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
— обладание участником закупки исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности, если в связи с исполнением договора заказчик приобретает права на такие результаты (требуется редко, но многие поставщики данный пункт указывают всегда);
— обладание участником закупки правами использования результата интеллектуальной деятельности в случае использования такого результата при исполнении договора (требуется редко, но многие поставщики данный пункт указывают всегда);
Помимо указанных требований, в декларацию добавляют пункт о том, что поставщик не является офшорной организацией.
Декларация оформляется на бланке организации, и её скан включается в состав заявки. При этом на большинстве ЭТП данная декларация «вшита» в форму заявки, и для ее предоставления необходимо просто нажать соответствующую кнопку.
Для вашего удобства мы добавили возможность заказать проверку заявки непосредственно из карточки интересующей вас процедуры на площадке. Регистрация →
7. Предложение участника закупки в отношении предмета такой закупки.
Данная формулировка подразумевает, что вы предоставляете документ в составе сведений о товаре или услуге по 223-ФЗ, в котором описываете объект закупки, предлагаемый заказчику в соответствии с требованиями, установленными в техническом задании. Чаще всего данный документ описывает именно товар и его характеристики. Он является основным и самым важным.
Самое частое отклонение заявок происходит за неправильное указание характеристик товаров либо за их несоответствие требованиям заказчика. Допустим, заказчик хочет купить стол длиною 2 метра, а вы предлагаете стол длиной 3 метра. Ваша заявка будет отклонена, как несоответствующая требованиям. Очень часто закупочная документация содержит инструкцию по заполнению заявки.
8. Копии документов, подтверждающих соответствие товара, работы или услуги, являющихся предметом закупки, требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ.
Данное требование предусматривает предоставление документов на ТРУ (товары, работы, услуги). Допустим, паспорт изделия, сведения о сертификации и т. д.
В большинстве своем данные документы поставщики могут предоставить только после закупки товара под договор. Соответственно, пока закупка не выиграна, товара у поставщика нет. Что делать? Все очень просто. Закон запрещает требовать в составе заявки документы, которые могут быть предоставлены только на этапе поставки. Поэтому, как правило, по такому пункту ничего не предоставляется в составе заявки.
9. Наименование страны происхождения поставляемого товара, информация и документы, определенные в соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 3.1-4 223-ФЗ.
Наименование страны происхождения поставляемого товара необходимо при при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении работ, оказании услуг. Данное требование предполагает, что при указании в заявке товара, вы должны указать его страну происхождения. Делается это в соответствии с классификатором стран. К примеру, сокращение «РФ» не допускается, так как юридически оно не закреплено.
Также, в соответствии с последними изменениями 223-ФЗ, вам может потребоваться предоставление документа или информации, подтверждающей страну происхождения товара. Это может быть сертификат СТ1, акт экспертизы ТПП, номер реестровой записи из реестра ГИСП и т. д. Нормы вступят в работу с 1 января 2025 года.
10. Предложение о цене договора (единицы товара, работы, услуги), за исключением проведения аукциона в электронной форме.
В составе заявки необходимо указать цену, по которой вы готовы исполнить договор. При этом закупка может предусматривать проведение переторжки или подачу дополнительного ценового предложения. Тут рекомендуем внимательно изучать документацию.
11. Информация и документы, подлежащие представлению в заявке для осуществления ее оценки.
В случае, если документацией о закупке установлено применение критериев и порядка оценки и сопоставления заявок на участие, данная документация должна содержать указание на информацию и документы, подлежащие представлению в заявке для осуществления ее оценки. При этом отсутствие указанных информации и документов не является основанием для отклонения заявки.
Если в процедуре установлены несколько критериев оценки заявок, заказчик может потребовать от вас предоставления дополнительных документов, подтверждающих квалификацию или опыт. К примеру, при применении критерия «опыт работы», от вас потребуется предоставление договоров, исполненных за последние несколько лет, со всеми закрывающими документами (договор + все акты). Сами критерии, методология оценки заявок и требования к предоставляемым документам заказчик обязан прописать в документации. При этом непредоставление документов по дополнительным критериям не влечет за собой отклонение заявки.
Например: заказчик проводит конкурс, где использует 2 критерия оценки — цену и опыт работы. С ценой понятно, она указывается в заявке. Опыт же необходимо подтвердить договором и актами. По сути, если вы не предоставили договор и акты, вас не отклоняют. Просто по данному критерию, вашей заявке присваивается 0 баллов, и она занимает менее выгодное место, по сравнению с конкурентами.
В заключение
При формировании заявки очень важна внимательность. Большая часть документов, содержащихся в заявке, является стандартной и требуется почти всегда. Дополнительные документы потребуются, как правило, в процедурах с несколькими критериями оценки заявок. Всегда внимательно изучайте документацию и требования к заявке. Лучше приложить лишние документы «на всякий случай». Правило простое: «Если есть сомнения, нужно или нет, значит, обязательно прикладывай».
Новичкам в деле закупок не всегда удается правильно подготовить заявку и все необходимые документы к ней. Чтобы увеличить свои шансы на успех — доверьте подготовку заявки нам. Опытные специалисты проверят корректность заполнения и необходимые документы, а вы сэкономите свое время.
