Львиная доля статей на тему проведения тендеров и участия в закупках предназначена для поставщиков, начинающих и опытных, для тех, кто хочет продать свои товары или услуги. Проблемы заказчика обычно остаются на втором плане. Но ведь и заказчик, организовывая тендер, рискует не меньше, а, может быть, даже больше, чем выбранный им поставщик.
Рассказываем о том, как заказчику не попасть в тендерную ловушку, и выбрать действительно лучшего подрядчика.
Ошибка первая: тендер для галочки
Иногда заказчик уже знает, у кого заказать услугу или товар, поставщик определен заранее. Но регламент обязывает проводить тендер — большинство государственных и бюджетных контор имеют право закупать товары и услуги только через проведение тендера.
Такое формальное проведение закупки может сыграть злую шутку с организатором, и вместо действительного выбора хорошего подрядчика заказчик просто потратит время.
- В результате такого формального проведения тендер превратится в простой сбор коммерческих предложений.
- Понимая, что выбор уже сделан, поставщики, которые могли бы сделать хорошие предложения, откажутся от участия.
- Сильные игроки не будут вкладываются в такие конкурсы, как в бесперспективные, а заказчику будет сложнее находить действительно стоящие предложения в дальнейшем.
Какой выход есть из этой ситуации? Если тендер обязателен, но у вас уже есть подрядчик, которому вы готовы отдать предпочтение, выведите в качестве основного критерия не минимальную цену, а решение задачи. Вы можете получить не только самое выгодное предложение, но и увидеть альтернативные способы решения задачи, и выбрать вариант, который ее решит.
Ошибка вторая: главное — цена контракта
Цена контракта, конечно, фактор важный, но когда она становится главным критерием при выборе поставщика, заказчик рискует столкнуться с неприятными сюрпризами.
- В подавляющем большинстве случаев, во время выполнения работ или поставки товаров у поставщика появляются дополнительные расходы, которые не были учтены сторонами при заключении договора.
- Чтобы уложиться в бюджет, многие подрядчики, что называется, “срезают углы”: например, применяют более дешевые материалы.
- В результате таких действий поставщика итоговое качество работ или товаров может оказаться ниже требуемого, и даже привести к тому, что эти же работы придётся проводить повторно, тратить ресурсы и время на доработку.
Что делать в этом случае? На этапе составления требований к подрядчикам, делайте акцент не только на цене, но и на качестве работ, инструментах и кейсах подрядчика. Пропишите в контракте более четкие требования к товарам или итоговому результату работ. Задайте подрядчикам вопрос, как они смогут выполнить предлагаемый контракт в рамках имеющегося бюджета?
Такое более дотошное составления технического задания позволит вам избежать дополнительных рисков.
Ошибка третья: регалии поставщика решают
Подрядчики любят хвастаться регалиями и наградами. “Лауреат премии имени Пупкина”, “Агентство года по версии какого-то другого агентства”, “Входит в ТОП-10 лучших компаний…” — такие фразы встречаются едва ли не в каждом втором предложении от поставщиков. На самом деле такие регалии ничего не говорят о том, насколько хорошо подрядчик выполнит контракт.
Многие рейтинги — это откровенно коммерческие штуки, и топовое место в списке можно просто купить, это известный факт. К тому же у компаний в определенных сферах регулярно проводятся такие “награждения по кругу”, где все друг другу по очереди присуждают регалии и медали. Все эти награды могут вообще не отражать реальный опыт и компетенции компании.
К тому же подрядчики “из ТОПов” часто не проявляют достаточной гибкости при заключении контракта. У них обычно “жёсткие” процессы, фиксированные условия, и цены на услуги выше рыночных на 30 – 50%.
Что делать: вместо регалий и дипломов попросите показать реальные кейсы и примеры решений аналогичных задач. Просмотрите все отзывы клиентов будущего подрядчика на независимых платформах (отзывы на официальном сайте в 99% случаев фиктивные).
Уточните, кто конкретно в компании подрядчика будет заниматься вашим проектом. Зачастую в предложении указывается кто-то из топ-менеджмента, а на самом деле вашим проектом будут заниматься менее опытные специалисты — это тоже риск.
Ошибка четвертая: запрашивать всё сразу
Иногда тендерное задание выглядит как огромный список продуктов к новогоднему столу. Там всё: и горошек в банках, и краска для полов, и контент-стратегия для Тиктока… Конечно, это утрировано, но на самом деле, получая такое задание, поставщик должен выполнять не одну, а несколько задач, порой совершенно разных, и найти для них какое-то универсальное решение.
- Такая постановка задачи сильно размывает фокус исполнителя. Вместо того, чтобы сконцентрироваться и сделать что-то одно, поставщик бросается за двумя или тремя зайцами одновременно, стараясь угодить заказчику. Результат такой погони мы с вами прекрасно знаем. Запросы заказчика, конечно, будут удовлетворены, но вот их качество будет вызывать большие сомнения.
- Такие задачи сильно растягивают бюджет. На действительно важные задачи может просто не хватить ресурсов.
- Как результат, вместо четкой стратегии заказчик получит набор действий, которые трудно поддаются анализу и контролю.
Чтобы не попасть в эту ловушку, заказчик должен описать цель и главную задачу. Конкретно определить, что должно измениться после проведения работ. Причем, результат должен быть измеряемый: установить сто пластиковых окон, покрасить 1000 квадратных метров стен, привести 200 лидов на сайт и т.д.
Дайте исполнителю чуть больше свободы в деталях. Опытный подрядчик может предложить такое решение задачи, о котором вы даже не задумывались.
И еще: вместо того чтобы делать всё и сразу, разделите задачи на этапы, и постепенно расширяйте проект. Возможно, для каждой из подзадач нужно будет провести свой тендер, и выбрать отдельного подрядчика.
Ошибка пятая: всё нужно вчера
Сжатые сроки проведения тендера — еще одна распространенная ловушка, в которую попадают заказчики (да и поставщики тоже). Да, случаются такие ситуации, когда сроки поджимают, и тендер готовится в спешке. В таких ситуациях заказчик просто не успевает детально проработать все условия договора. Подрядчики, в свою очередь, отправляют предложения, составленные на скорую руку, толком не разобравшись в деталях.
В итоге ни заказчик, ни поставщик не понимает, что будет происходить в реальности, а весь проект может превратиться в бесконечную череду согласований, доработок, недопониманий и срывов сроков.
Конечно, в идеале следует вообще избегать таких ситуаций, и готовить тендеры вдумчиво и заранее. Но если такая ситуация всё-таки неизбежна, то держите в уме следующие пункты:
- Сокращайте список требований к поставщикам, фокусируйтесь на основных, ключевых целях и задачах проекта.
- Даже если тендер “срочный”, ставьте реальные сроки на то, чтобы поставщики проработали свои предложения. Выбирая подрядчика в спешке, без надлежащей проверки, вы рискуете исправлять последствия гораздо дольше.
- Если есть необходимость в срочном тендере, сделайте его закрытым, и пригласите уже проверенных подрядчиков, с которыми вы работали. Если, конечно, такие подрядчики у вас есть в списке бизнес-контактов.
_*_
Резюмируя всё вышесказанное, можно сказать: будьте максимально внимательны при подготовке тендера, и тогда ловушки вам не грозят.
- Выбирайте не только по цене, изучайте методы работы, кейсы и подход к проектам каждого поставщика.
- Проверяйте по каким критериям формируются рейтинги, если хотите работать с ТОП-компаниями.
- Дайте подрядчикам достаточно времени на качественную проработку предложений, указывайте реальные сроки подачи предложений.
- Составляя ТЗ, думайте прежде всего о том, что вы хотите получить в результате тендера, о том, что должно получиться по результатам проекта, а не просто о документе с десятком различных требований.
- Постарайтесь не превращать тендер в формальность, дайте шанс вступить в игру сильным игрокам, и они принесут вам гораздо больше пользы, чем просто низкая цена.
При подготовке тендера вам может пригодиться любая помощь, в том числе, помощь профессионалов, мастеров тендерного бизнеса. Мы предлагаем вам простые решения для заказчика, и готовы взять на себя все рутинные вопросы, связанные с подготовкой и проведением торгов на нашей площадке.
Торгуйте с нами! Торгуйте с удовольствием!
