Участие в закупках: что нужно знать бизнесу

Как бизнесу, который ранее не принимал участия в закупках и тендерах, подать свою первую заявку на участие в торгах? О каких нюансах необходимо знать заранее? Если вы планируете выйти на торги впервые, не удивительно, что у вас возникает ряд вопросов. Специально для того, чтобы ответить на них, а также рассказать о нюансах и дать полезные рекомендации, мы и составили этот гайд.

Вы узнаете, с чего начинается закупка, поймете, с чего начать подготовку и как подать заявку на участие. Мы в деталях разберем, какие виды закупок существуют, кем являются ваши заказчики и как начать работать с тендерами быстрее.

Итак, начнем с самых азов. Компании с государственным участием, а также полностью принадлежащие государству, в случае необходимости закупки товаров, работ или каких-либо услуг, обязаны произвести ее посредством оформления документации и размещения тендера.

Закупка или тендер представляет собой особую форму размещения заказа на поставку товаров или услуг, выполнение определенного вида работ. Процесс инициируется заказчиком.

Виды закупок

В зависимости от того, какой именной заказчик инициирует процесс, принято выделять три группы закупок: 

• коммерческие закупки;
• тендеры, проводимые в рамках 223-ФЗ;
• государственные закупки в рамках 44-ФЗ.

Госзакупки по 44-ФЗ

Процесс закупок в рамках 44-ФЗ обязаны проводить государственные и муниципальные заказчики, иными словами, те, на кого выделяются средства из государственного бюджета. В их числе могут быть городские администрации, детские сады, больничные учреждения, школы и т. д.

Нужно учитывать, что все тендеры такого рода проходят по правилам, заранее утвержденным государством. Все они изложены в 44-ФЗ, который, в том числе, регулирует:

• планирование закупок;
• правила определения начальной максимальной цены контракта;
• способы и порядок проведения торгов;
• правила осуществления мониторинга, контроля и аудита;
• процесс заключения контракта;
• порядок обжалования действий подрядчиков и поставщиков;
• особенности некоторых видов госзакупок;
• и многое другое.

Такой подход обеспечивает прозрачность процесса закупок.

Государственные компании чаще остальных проводят закупки, поэтому являются основной аудиторией для бизнеса, который планирует попробовать свои силы в тендерах.

В качестве поставщика начать участвовать в госзакупках могут физические и юридические лица. Кроме того, стать участниками госзакупок могут плательщики налога на профессиональный доход (самозанятые) и индивидуальные предприниматели (ИП).

Ко всем желающим участвовать в  государственных тендерах  применяются единые правила, среди которых, например, требование об отсутствии в РНП (реестре недобросовестных поставщиков), а также отсутствие статуса иноагента (п. 4 ч. 1 ст. 3, п. 10.1 ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ, ч. 11 ст. 11 255‑ФЗ от 14.07.2022).

Единая информационная система: что это?

ЕИС (Единая информационная система) — это сайт, предназначенный для обеспечения свободного и безвозмездного доступа к полной информации о закупках в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ. Без регистрации в ЕИС новичку невозможно начать работу с госзакупками.

Зарегистрироваться в ЕИС можно бесплатно. Процесс верификации поставщика занимает, как правило, до 5 рабочих дней. После проверки предоставленных данных, поставщик попадает в Единый реестр участников закупки (ЕРУЗ). Это будет означать, что поставщик аккредитован на всех электронных федеральных торговых площадках и может выйти на госзакупки на законных основаниях.

Чтобы начать заниматься тендерами в соответствии с законом, прежде всего, потребуется верифицированная учетная запись на портале госуслуг.

С сентября 2024 года помимо квалифицированной электронной подписи для подписания электронных документов в ЕИС сотрудникам потребуется машиночитаемая доверенность. Руководители как и ранее смогут заверять свои действия КЭП.

На Едином информационном портале размещена вся информация — от планирования контракта до сведений о его заключении, а затем и исполнении. Все документы, включая информацию о контрактах и последующую отчетность о закупках, размещает заказчик. Однако сами закупки по 44-ФЗ проводятся на сторонних площадках. Об этом расскажем далее.

Где можно найти информацию о проводимых госзакупках

1. Полный список можно найти на портале ЕИС, а также в специализированных программах по поиску закупок, таких как Контур.Закупки, СБИС Торги, Ростендер и другие.
2. Если проводится закупка, которая предполагает малый объем, то можно присмотреться к формату торгов «электронный магазин». 

Формат электронного магазина есть на ЭТП «ТОРГИ233» — регистрируйтесь →

Далее расскажем о процессе участия в гос тендерах поэтапно.

Работа с заявкой на тендер: пошаговая инструкция по применению для поставщика

Если говорить о ключевых этапах, они проходят в следующем порядке:

1. В ЕИС, на электронной площадке или агрегаторе поставщик находит интересующий тендер и подает заявку вместе с комплектом необходимых документов.
2. Итоги процедуры публикуются в карточке заказа на тендер. Если поставщик выиграл закупку, то ему придет уведомление.
3. Далее заказчик присылает контракт, который подписывается через ЕИС. Начинается работа над исполнением контракта.

Еще один этап, о котором необходимо знать новичкам, желающим работать с госзакупками, — электронное актирование. Эту процедуру могут называть и электронной приемкой. Она представляет собой процесс обмена документами в электронном виде через Единую информационную систему. Универсальной пошаговой инструкции не существует, поскольку многое зависит от специфики закупки, однако, в общих чертах она выглядит следующим образом:

• Используя функционал ЕИС, поставщик создает в электронном виде товарную накладную, акт и счет фактуру.
• Сформированные документы отправляются заказчику.
• Заказчик в электронном виде подписывает документы, после чего контракт считается исполненным.
• В течение 7 рабочих дней согласно ч. 13.1 ст. 34 44‑ФЗ поставщик получает оплату.

Тендеры по 223-ФЗ

Закупки в рамках 223-ФЗ может осуществлять довольно узкий круг заказчиков, среди которых:

• компании с государственным участием более 50%, а также их дочерние предприятия;
• монополии естественного характера (например, нефтегазовые корпорации и пр.);
• компании из регулируемых сфер деятельности (градостроительство, энергетика и пр.);
• бюджетные предприятия (в соответствии с конкретным перечнем случаев).

В отличие от 44-ФЗ, закупки по 223-ФЗ предполагают большую свободу. Так, например компания, организующая тендер, может сама выбрать электронную торговую площадку или установить собственные критерии отбора победителей. Однако, и здесь есть свои нюансы: например, чтобы организовать закупку у малого бизнеса, компания вправе провести тендер строго на федеральных ЭТП и только несколькими способами:

• конкурс,
• запрос котировок
• запрос предложений;
• аукцион.

Коммерческие закупки

Такого рода тендеры проводят все частные компании. Для них нет жесткой нормативной базы, которая бы ограничивала их действия. В рамках коммерческих закупок заказчики самостоятельно определяют правила проведения, критерии отбора поставщиков и пр.

Выводы и советы для начинающих

1. Прежде чем готовить документы на регистрацию в ЕИС, убедитесь, что ваши товары/услуги/работы востребованы. Вы можете это сделать через поиск похожих закупок. Посмотрите количество закупок, узнайте, кто заказчики, и кто из конкурентов уже принимает участие в закупочных процессах.
2. Правильно выбирайте подходящие закупки: не используйте жесткие фильтры, ищите по ключевых словам, стоимости или региону закупки.
3. Смотрите планы-графики: так вы сможете заранее знать, в каком месяце будут проводиться интересующие вас тендеры.
4. Изучайте 44-ФЗ и 223-ФЗ: это позволит вам научиться разбираться в тонкостях закупок с участием государственных компаний: основной аудиторией заказчиков в рамках тендеров.
5. Следите за обновлением законодательства в области закупок, чтобы в самый ответственный момент не получить отклонение заявки из-за изменившихся правил. Тендерное законодательство регулярно дополняется.