Ситуация, когда у заказчика есть определенная потребность в товарах или услугах, но вот объем их заранее предсказать невозможно — распространенная практика. Сколько раз за год сломается станок? Сколько литров топлива потребуют служебные автомобили в следующем квартале? Какой объем электрической и тепловой энергии израсходует здание в отопительный сезон?
Для таких случаев Закон № 223-ФЗ предусматривает особый механизм: закупки с неопределенным объемом. Это удобный инструмент, но он требует аккуратного юридического оформления, чтобы не вызвать претензий со стороны контролеров. давайте внимательно разбираться, что это за процедура, кому она выгодна и как правильно рассчитать цену и обеспечение.
Когда проводятся закупки неопределенным объемом?
Закупка с неопределенным объемом (иногда ее называют закупкой с открытыми условиями) применяется тогда, когда заказчик на этапе планирования не может точно определить, сколько именно единиц товара или услуг ему понадобится в течение срока действия договора.
Вместо конкретного количества в документации фиксируется перечень возможных товаров (работ, услуг), их характеристики и цена за единицу. А уже в процессе исполнения договора заказчик по мере необходимости направляет поставщику заявки на поставку конкретного объема.
Что чаще всего закупают таким способом?
- Коммунальные услуги и ресурсы (вода, тепло, электроэнергия), точный объем потребления которых зависит от сезона или интенсивности работы оборудования.
- Услуги связи, где невозможно предугадать минуты разговоров или объем трафика.
- Техническое обслуживание и ремонт. Например, ремонт оргтехники или автомобилей: неизвестно, какая деталь выйдет из строя и когда.
- Поставка продуктов питания и расходных материалов. например, потребность столовой в конкретных продуктах может меняться в зависимости от количества сотрудников или сезонного меню.
- Аварийно-восстановительные работы. Например, ремонт теплосетей: объем повреждений станет известен только после вскрытия труб.
Главный принцип закупки с неопределенным объемом: предмет закупки известен и описан, а его количество — переменная величина.
Кому выгодно проводить закупки с неопределенным объемом?
Этот инструмент полезен обеим сторонам договора, но с определенными оговорками.
Для заказчика (государственные и бюджетные учреждения, госкомпании):
- Экономия бюджета. Заказчик платит только за фактически полученный объем, а не за плановый минимум, который мог бы оказаться невостребованным.
- Гибкость. Не нужно перезаключать договор каждый раз, когда возникает новая потребность в рамках уже имеющейся номенклатуры. Это экономит время и сокращает документооборот.
- Отсутствие жестких обязательств. В договоре можно прописать право заказчика не выбирать весь объем, и поставщик не сможет требовать компенсацию за невыбранный товар.
Для поставщика (предприниматели и бизнес):
- Гарантия сбыта (хотя и не абсолютная). Заключение такого договора открывает доступ к заказам от крупного клиента на длительный срок. Даже если объем точно не известен, поставщик становится приоритетным партнером.
- Возможность долгосрочного планирования. Поставщик может планировать загрузку своих мощностей, зная, что заявки будут поступать регулярно.
Однако для поставщика здесь кроются и риски: конечный объем закупки и общая выручка по договору могут оказаться меньше ожидаемых, так как зависят от реальных потребностей заказчика.
Как рассчитывается цена договора?
В традиционных закупках есть начальная (максимальная) цена договора (НМЦД). В закупках с неопределенным объемом это понятие не применяется. Вместо него используется максимальное значение цены договора (МЗЦД). Это не цена товара, а своего рода «бюджетный потолок» — предельная сумма, которую заказчик готов заплатить поставщику, если потребуется максимальный объем товаров или услуг за весь срок действия договора.
Механизм ценообразования строится на двух основных элементах, которые должны быть прописаны в документации (п.5 ч.9, п.7 ч.10 ст.4 Закона № 223-ФЗ):
- Цена за единицу товара/работы/услуги. В извещении о закупке заказчик обязан указать цену каждой возможной позиции (например, стоимость замены картриджа, цена одного литра бензина или стоимость часа работы специалиста).
- Формула цены и максимальное значение цены договора. Это более сложный вариант, который применяется, например, при закупке ГСМ, когда цена топлива изменяется по времени, и зависит от биржевых котировок.
Важный нюанс: как именно определять эти величины, закон не регламентирует. Порядок должен быть прописан в Положении о закупке самого заказчика (ч. 2 ст. 2 Закона № 223-ФЗ). Это внутренний документ компании, который является своеобразной “конституцией” для ее закупочной деятельности.
Подробнее о Положении читайте наш специальный материал “Положение о закупке по 223-ФЗ: как разработать и утвердить без ошибок”
Как рассчитывается обеспечение?
Вопрос обеспечения заявки и исполнения договора — один из самых сложных для тех, кто впервые сталкивается с закупками с неопределенным объемом.
- Обеспечение заявки. Если заказчик устанавливает требование к обеспечению заявки, его размер рассчитывается от максимального значения цены договора (МЗЦД). Например, если МЗЦД установлено в 10 млн рублей, а обеспечение заявки — 5%, участник должен будет заблокировать на своем счете 500 тыс. рублей, а не процент от стоимости первой поставки.
- Обеспечение исполнения договора. Аналогичная логика действует и для обеспечения гарантий исполнения. Размер обеспечения (если оно требуется) также привязан к максимальной цене договора. Это логично, так как именно МЗЦД отражает предельные финансовые риски заказчика. В случае неисполнения поставщиком своих обязательств убытки заказчика могут достичь именно этой суммы.
Рекомендации от наших экспертов
Проведение таких закупок по 223-ФЗ требует особого внимания к формулировкам.
Эксперты предупреждают: применение подобных закупок должно быть обусловлено конкретной специфической ситуацией, когда объем посчитать невозможно и это можно подтвердить. Применение подобной методологии для обычных закупок фактически недопустимо. Например, применение формулы цены подойдет для закупок ГСМ, но для закупки канцелярии её применять не рекомендуется в принципе: цена на канцелярские товары стабильна, и не имеет ежедневных колебаний. Формально это создает риск признания закупки с неопределенным объемом незаконной.
Однако судебная и административная практика допускает такие закупки, если соблюдены следующие условия:
- Положении о закупке заказчика четко прописана возможность проведения таких процедур.
- Закупка проводится за единицу товара с четким описанием всех характеристик и условий поставки.
- Либо в договоре прописано право заказчика не выкупать весь товар, а поставщик не вправе требовать компенсации.
Большинство экспертов сходятся во мнении, что для полной безопасности рамочные договоры с неопределенным объемом лучше заключать с единственным поставщиком, так как в этом случае требования к извещению мягче, и свобода в описании объемов шире.
Рамочный договор: наша справка.
Термин рамочный договор появился в 2015 году, его регулирует ст. 429.1 Гражданского кодекса РФ. Ранее этот документ назывался организационным соглашением, которое определяло общие черты будущего полноценного договора.
Рамочным считается договор, если в нем прописаны только общие контуры соглашения: в нем не содержатся наименования товаров или услуг, или суммы договора. Всё это (цены, объемы, наименования) уточняется при помощи приложений к договору.
Как правило, с помощью рамочного договора стороны договариваются о долгосрочном сотрудничестве, об определенных сделках или услугах. Договор заключают на продолжительный срок или на неопределенный набор поставок, услуг и пр. Рамочные договоры обычно заключаются, если стороны не могут до начала сотрудничества конкретно определить стоимость работ и их объем, или если стороны имеют намерение сотрудничать, но пока не знают точных сроков поставок и начала работ.
Итоги
Закупки с неопределенным объемом — рабочий инструмент для гибкого управления расходами. Для поставщика это отличный шанс стать “своим” поставщиком для крупного заказчика на долгий срок. Главное — внимательно читать документацию: смотреть не только на единичные расценки, но и на максимальную цену договора (МЗЦД), а также на условия подачи заявок, чтобы правильно рассчитать свои финансовые возможности по обеспечению.
