Закупки — это всегда риск: от ошибок в ГОСТах до претензий ФАС за сделки с единственным поставщиком. Современные ЭТП берут часть этой нагрузки на себя. Они автоматизируют рутину, проверяют документы и помогают пройти процедуру быстрее и без нарушений. В материале разбираем ключевые функции и реальные примеры применения.
Функция 1. Автоматический контроль соответствия нормативным документам
Одной из самых ответственных бизнес-задач для заказчика является соблюдение постоянно меняющихся нормативных требований, ГОСТов, правил национального режима, выполнения квот по закупкам у МСП и прочих нюансов закупочного законодательства. Ведь закупщик должен разбираться в самых разных сферах – от строительных материалов и программного обеспечения до канцелярских товаров, и при этом учитывать все действующие стандарты и ограничения.
Современные электронные торговые площадки (ЭТП) приходят на помощь, предлагая функционал, который значительно облегчает эту задачу.
Что это значит для заказчика?
Актуальная информация. ЭТП отслеживают изменения в законодательстве, ГОСТах, постановлениях о «Нацрежиме» и указывают на возможные некорректные и/или неактуальные пункты в извещении о закупке.
Автоматическое выявление несоответствий. Платформа автоматически проверяет соответствие заявок поставщиков требованиям, подсвечивая нарушения и предлагая решения.
Наглядность. Заказчик сразу видит, какие поставщики соответствуют критериям, а какие – нет.
Предупреждение об ошибках. ЭТП может анализировать документацию, прикрепленную заказчиком, и предупреждать о возможных ошибках, например, об использовании устаревшего ГОСТа.
Кроме того, ЭТП отслеживает текущий процент выполнения квоты по закупкам у МСП, позволяя контролировать этот процесс в течение года.
Приведем пример практического применения. Представьте, что заказчик ищет поставщика оборудования. ЭТП автоматически проверит, соответствуют ли предлагаемый товар действующим ГОСТам, требованиям нацрежима (являются ли предлагаемые товары российскими, подпадают ли под запрет, ограничение или преференции). Система выделит поставщиков, отвечающих всем требованиям, и укажет на возможные несоответствия у других участников. Это позволяет заказчику сосредоточиться на выборе наилучшего предложения, не тратя время на ручную проверку соответствия нормативным актам.
Пример. Индикатор соответствия требованиям ПП РФ №1875
В итоге функция автоматического контроля соответствия требованиям позволяет заказчикам избежать ошибок, снизить риски и существенно экономит время, обеспечивая прозрачность и законность закупочного процесса.
Функция 2. Автоматизация рутинных операций
Высокая степень формализма в закупочном законодательстве вынуждает заказчиков ежедневно решать рутинные задачи, отнимающие массу времени и сил. Это закупки канцелярии, мелких товаров, ручное сопоставление заявок поставщиков, внесение изменений в план закупок и многое другое. Современные ЭТП призваны решить эту проблему, предлагая инструменты автоматизации, которые значительно упрощают работу.
Что это значит для заказчика?
Снижение трудозатрат. Автоматизация избавляет от необходимости выполнять однообразные и повторяющиеся действия вручную.
Устранение ошибок. Автоматизация минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
Ускорение процессов. Автоматизированные процессы выполняются быстрее, позволяя заказчикам экономить время и ресурсы.
Давайте вместе посмотрим, какие инструменты предлагает ЭТП и преимущества каждого из них?
Во-первых, попозиционный запрос цен:
- Позволяет объединить в одну закупку множество однородных позиций (предметы канцелярии, расходные материалы, запчасти и т.д.).
- Заказчик формирует перечень товаров, указывая количество и характеристики.
- Поставщики загружают свои прайс-листы, и система автоматически сопоставляет цены.
- В результате заказчик получает ранжированный список предложений, из которого может выбрать самое оптимальное.
Во-вторых, структурированные заявки:
- Оптимизирует процесс сравнения предложений и упрощает работу с документацией.
- Заказчик определяет данные, которые поставщики будут указывать в своих заявках в структурированном виде.
- Поставщики заполняют заявки в едином формате, предоставленном заказчиком.
- Заказчику не нужно вручную сопоставлять данные из разных документов, т.к. сопоставление происходит автоматически.
- Информация из заявки победителя закупки автоматически попадает в договор.
Не менее важно отметить автоматическое внесение изменений в план закупок:
- Нередко возникает необходимость провести закупку, которая не была внесена в план закупок на год. В отсутствие автоматизации для этого необходимо совершить множество рутинных действий: зайти в План, добавить в него эту закупку, после чего ее опубликовать.
- Автоматизация позволяет создавать позицию в Плане закупок автоматически – при публикации закупки.
- Заказчику не нужно тратить время на ручное дублирование данных.
Еще один пример практического применения. Представьте, что заказчику необходимо закупить канцелярские товары. Используя функцию попозиционного запроса цены, он формирует перечень необходимых товаров, а поставщики загружают свои прайс-листы. Система автоматически сопоставляет цены, позволяя заказчику быстро выбрать наиболее выгодное предложение. Кроме того, благодаря структурированным заявкам, заказчику будет просто сравнить предложения, а автоматическое обновление плана закупок избавит от необходимости вручную заводить новую позицию перед публикацией извещения.
Пример. Сопоставление ценовых предложений в попозиционном запросе цен
В итоге автоматизация рутинных операций на ЭТП позволяет заказчикам значительно сократить трудозатраты, повысить эффективность закупочного процесса и сосредоточиться на более важных задачах.
Функция 3. Снижение рисков при неконкурентных закупках через электронный магазин
Заказчики стремятся к прозрачности и минимизации рисков, особенно в части закупок у единственного поставщика. Федеральная антимонопольная служба уделяет особое внимание таким закупкам, что делает выбор правильного инструмента для них критически важным.
Что это значит для заказчика?
Прозрачность и обоснованность. При использовании электронного магазина все транзакции и обоснования закупок фиксируются в системе, обеспечивая полную прозрачность закупок, что снижает вероятность претензий со стороны ФАС.
Автоматическое создание отчетности. Закупки, проведенные через электронный магазин, автоматически учитываются в отчетах – нет необходимости вносить их в отчет вручную.
Гибкость выбора. Заказчик может получать сразу несколько предложений, при этом выбор лучшего из них не будет ограничиваться только ценовым фактором.
Возможность выбора по бренду. При желании заказчик может закупать продукцию конкретных брендов, оставаясь в рамках закона. Часть 3.2 статьи 3 223-ФЗ допускает использование неконкурентных способов закупок, включая электронные магазины, если это закреплено во внутреннем Положении о закупках.
Экономия времени. Весь цикл от подачи заявок до подписания договора может занимать минимум времени – от одного до трех дней.
Использование электронного магазина – это не только способ упростить процесс закупок, но и эффективный инструмент снижения рисков и обеспечения соответствия требованиям регулирующих органов.
Функция 4. Автоматизация закупочного процесса
В мире, где эффективность и скорость имеют решающее значение, заказчики ищут способы избежать дублирования усилий и лишней работы. Интеграция площадки с внутренними системами заказчика (1С,CRM и ERP системы, собственные базы и др.) позволяет объединить закупочные процессы в единое информационное пространство.
Что это значит для заказчика?
Устранение лишней работы. Интеграция позволяет избежать необходимости выполнять одни и те же действия в разных системах.
Экономия времени. Автоматический обмен данными между системами ускоряет процессы и освобождает время для более важных задач.
Снижение риска ошибок и потери данных. Информация передается автоматически и без участия пользователя.
Синхронизация. Обеспечивает актуальность данных во всех связанных системах.
Удобство и комфорт. Упрощается управление данными и процессами, что приводит к повышению общей производительности компании.
Рассмотрим пример практического применения. При проведении закупки регламент заказчика предполагает согласование определенных этапов в 1 С. Благодаря интеграции с ЭТП, процесс закупки автоматически синхронизируется с 1С заказчика: закупка на платформе приостанавливается до момента получения согласования, что исключает необходимость ручного отслеживания и дублирования данных.
Таким образом, интеграция с внутренними системами заказчика – это не просто удобство, а необходимость для повышения эффективности работы. Это позволяет избежать дублирования усилий, экономить время и снижать риск ошибок при переносе данных, делая процесс закупок максимально удобным и продуктивным.
Функция 5. Учет индивидуальных потребностей заказчика
На современном рынке ЭТП решающее значение имеет гибкость и способность адаптироваться к уникальным требованиям каждого заказчика. Наличие собственной команды разработчиков – ключевое конкурентное преимущество, позволяющее создавать решения, которые идеально соответствуют потребностям пользователя.
Что это значит для заказчика?
Удобство использования. Платформа подстраивается под бизнес-процессы заказчика, а не наоборот, что обеспечивает максимальный комфорт и минимизирует необходимость обучения.
Привычная среда. У заказчика не возникает необходимости менять привычные процессы и изучать новые инструменты.
Гибкая настройка процедур. Возможность создания шаблонов для стандартных процедур закупок, включая сроки, гарантийное обеспечение и другие параметры, с возможностью использовать собственные названия способов закупок.
Создание индивидуальных шаблонов для отчетности, протоколов, проектов договоров и других документов, учитывающих специфику деятельности заказчика.
Автоматизация документооборота. Настройка протоколов, проектов договоров и других документов в соответствии с требованиями заказчика, включая учет ролевой модели и замену ответственных лиц в случае необходимости.
Эффективность и экономия времени. Автоматизация рутинных операций, сокращение количества кликов и упрощение процессов позволяют заказчику тратить меньше времени на подготовку и проведение закупок.
Так, кастомизация – это ключевой фактор, который делает работу с ЭТП максимально эффективной и комфортной для каждого заказчика. Гибкость платформы, основанная на сильной IT-команде, позволяет создавать индивидуальные решения, адаптированные к конкретным потребностям, что является важным конкурентным преимуществом.
Источник: Бизнес-секреты